Pri shranjevanju informacij za organizacijo je glavni kompromis med stroški shranjevanja ter količino in vrsto shranjenih informacij. Učinkovitost shranjevanja je pridobivanje čim večjega prostora za shranjevanje za najmanjše možne stroške. Organizacija, ki je učinkovita za shranjevanje, lahko hrani več podatkov na svojih pogonih, ne da bi vplivala na zmogljivost ali stroške celotnega omrežnega sistema. Na splošno bo povečanje učinkovitosti shranjevanja zmanjšalo izdatke v organizaciji, kar bo podjetju omogočilo, da učinkoviteje poveča potencial svoje strojne opreme.
Učinkovitost shranjevanja se določi z uporabo dokaj preproste enačbe. Za izračun učinkovitosti shranjevanja organizacije mora oseba preprosto sešteti dejansko zmogljivost strojne opreme organizacije in razpoložljivo prosto zmogljivost strojne opreme. Rezultat je deljen z navedeno surovo zmogljivostjo strojne opreme, da se doseže odstotek učinkovitosti shranjevanja, podan v decimalni obliki. Večina organizacij spada v razpon od 40 do 70 odstotkov.
Da bi razumeli, kako je učinkovitost shranjevanja lahko ogrožena z višjo stopnjo organizacijskih tehnik shranjevanja, je mogoče razmisliti o redundantnem nizu poceni diskov (RAID) sistema za shranjevanje. Mnoga podjetja uporabljajo zrcaljenje, ki je tehnika shranjevanja RAID, pri kateri se informacije zapisujejo na dva ali več trdih diskov hkrati, kar zagotavlja varnostno kopijo v realnem času za vse podatke v podjetju. To dejansko prepolovi zmogljivost pomnilnika uporabljenih trdih diskov, saj dva trda diska s kapaciteto 160 gigabajtov (GB) – ki bi običajno privoščila 320 GB neobdelanega prostora za shranjevanje – zagotavljata le polovico tega v sistemu RAID, saj oba pogona učinkovito delujeta kot en sam “zrcalni” volumen. V smislu enačbe učinkovitosti pomnilnika bi obseg RAID, ki uporablja zrcaljene pogone, zagotovil le 50-odstotno učinkovitost; dejanski 160 GB zrcaljenega prostora za shranjevanje, deljeno s teoretičnim maksimumom 320 GB prostora za shranjevanje za neodvisne pogone.
Obstajajo tehnike za povečanje učinkovitosti shranjevanja znotraj sistema in zmanjšanje stroškov shranjevanja podatkov na pogon. Ena takih tehnik je tehnologija posnetkov, ki namesto shranjevanja več kopij spremenjene datoteke shrani le dejanske spremenjene vrednosti med datoteko. Medtem ko bi “normalni” sistem varnostnega kopiranja shranil dve popolni različici spremenjene datoteke zbirke podatkov – staro in novo – bi posnetek shranil samo en primerek, ki bi mu sledila manjša datoteka, ki označuje spremembe v datoteki.