Transakcijska datoteka je podatkovna datoteka, v kateri so shranjeni zapisi transakcij, ki se nanašajo na vnose v glavni datoteki. Te vrste datotek služijo za izolacijo redne transakcijske dejavnosti od informacij glavne datoteke, hkrati pa omogočajo bazi podatkov, da poveže oba skupaj s ključno referenco. Ta ključna referenca je običajno en sam vnos, skupen obema skupinama zapisov, kot so številka računa, ime zaposlenega ali stranke ali naročilo. To omogoča operaterjem baz podatkov, da ohranijo glavne datoteke relativno majhne, hkrati pa imajo dostop do celotne zgodovine transakcij za revizijske sledi ali poročanje.
Podatkovne baze podjetij lahko vsebujejo izjemno velike količine informacij, ki so običajno sestavljene iz posameznih podrobnosti o strankah, dobaviteljih in zaposlenih ter evidence ponavljajočih se dogodkov, ki se nanašajo na vsakega. Te baze podatkov so pogosto razdeljene na glavne in transakcijske datoteke. Glavna datoteka vsebuje posamezne posebne podrobnosti, kot so imena, kontakti podjetja, naslovi, e-poštni seznami in posebni izdelki ali storitve, ki so značilni za posameznika ali podjetje. Datoteka transakcij vsebuje prodajne ali nakupne transakcije, koledarske dogodke ali podrobnosti o zaposlenih, kot so dopust, disciplinski ukrepi ali poročila o napredovanju v karieri.
Ti bloki transakcijskih podatkov vključujejo vnos ključa, ki je del informacij, skupnih tako glavnim kot transakcijskim datotekam. To je lahko številka računa, ime za stik, identifikacijska številka zaposlenega ali finančne podrobnosti, kot so naročilnice ali številke računov. Ključni vnos je edinstven identifikator, ki ga baza podatkov uporablja za vezavo vnosov transakcij z ustreznimi zapisi glavne datoteke. Vsaka poizvedba ali iskanje določene transakcije glavne datoteke bo nato izolirala celotno skupino vnosov za ta zapis ali kateri koli poseben vnos, odvisno od tega, kako specifičen je ključ.
Vzdrževanje ločenih zapisov glavne in transakcijske datoteke omogoča, da se glavna datoteka hrani v obvladljivi velikosti in je namenjena samo vnosom, specifičnim za entiteto. V aplikacijah, v katerih uporabniki shranjujejo zapise transakcij zunaj mesta ali na arhivskih strežnikih, ločitev od glavne datoteke prav tako zelo olajša arhiviranje. Vodenje posebne transakcijske datoteke omogoča tudi enostavno in učinkovito revizijo. Ta datoteka lahko služi tudi kot pomoč pri diagnostiki ali načrtovanju s številnimi bazami podatkov, ki vsebujejo obsežne funkcije poročanja na podlagi svoje vsebine. Ta vrsta razporeditve razdeljenih datotek je pogosto znana kot referenčni datotečni sistem, ker se glavna datoteka »sklicuje« na transakcijsko datoteko za posebne podrobnosti o dogodku.