Stalni inventar je metoda vzdrževanja evidenc inventarja, ki temelji na posodabljanju teh zapisov v realnem času. Posledično so informacije vedno aktualne in zagotavljajo natančen odraz blaga, ki je trenutno pri roki. To je v nasprotju z drugimi sistemi, ki se zanašajo na občasno štetje zalog za določitev skupne količine blaga v zalogi. Metoda stalne zaloge je izjemno priljubljena v maloprodajnih okoljih, kjer so informacije o stanju zalog v realnem času dragocene za vzdrževanje ustreznih zalog najbolj prodajanih artiklov.
V podjetju, ki uporablja trajne zaloge, se blago, kadar koli prejme, takoj vpiše v zalogo. Oddelek za pošiljanje in prejemanje odpre dohodne artikle, jih skenira v inventar in potrdi, da so naročila točna. Če se odkrijejo neskladja, kot so artikli na računu, ki niso v škatli, jih zabeležimo, tako da se lahko sproži spor pri podjetju, ki je naročilo izpolnilo.
Ko je blago razprodano iz zalog, se takoj odšteje iz evidence zalog, da se pokaže, da ga ni več pri roki. Številni trajni zapisi o inventarju so zasnovani tako, da se povežejo s sistemom prodajnega mesta. To omogoča samodejno prilagajanje štetja v evidenci zalog v času prodaje.
Pojav računalniških sistemov za inventarizacijo v sedemdesetih letih prejšnjega stoletja je stalni inventar postal realistična metoda sledenja inventarju. Številni sistemi ustvarjajo statistične podatke, ki ljudem omogočajo, da vidijo, kako dolgo artikli ostanejo na zalogi, da sledijo artiklom, ki se hitro prodajajo, in preučijo druge podatke, ki so lahko pomembni za sprejemanje odločitev o naročanju. Prav tako je mogoče nastaviti ponavljajoča se naročila ali samodejne sprožilce, kot je naročilo, ki bo samodejno poslano, ko zaloga priljubljenega artikla pade pod določeno količino.
Med zapisi v trajnem popisu in dejanskimi artikli na polici lahko nastanejo neskladja. Inventar se lahko izgubi, ukrade ali poškoduje, uradniki pa se lahko zmotijo pri skeniranju predmetov v inventar ali prodaji predmetov. Podjetja, ki uporabljajo to metodo, običajno načrtujejo, da bodo vsakih nekaj let namenila dan zaloge, da zaprejo trgovino in pregledajo celoten inventar, da ga uskladijo z evidenco. Podjetja z visokimi stopnjami izgube zaradi kraje lahko pogosteje izvajajo ročni popis, da ohranijo svoje evidence čim bolj ažurne. Prilagoditve inventarja se lahko uporabijo tudi za ustvarjanje statistike; program lahko na primer pokaže, da se predmet pogosteje ukrade kot proda.
SmartAsset.