Za nekaj naj bi imelo trajno vrednost, če ima zgodovinski pomen ali drugo obliko vrednosti, za katero se pričakuje, da bo trajalo tudi v prihodnosti. Čeprav imajo številni umetniški dokumenti trajno vrednost, vključno z umetnikovimi manifesti in literarnimi deli, se ta izraz pogosto uporablja tudi za pravne in poslovne dokumente. Razlogi za hrambo dokumenta so različni, običajno pa gre za dokument, ki vsebuje informacije, ki so nove, revolucionarne ali se pričakujejo, da bodo koristne v prihodnosti. V povprečju je dokumentov s trajno vrednostjo manj kot 5 odstotkov vseh izdelanih dokumentov. Organizacije, ki so odgovorne za dokumente, običajno ne določijo, kateri dokumenti so dragoceni; to je običajno prepuščeno arhivarjem.
Za številne vrste dokumentov lahko rečemo, da imajo trajno vrednost. Čeprav se ta izraz lahko uporablja za literarna dela in risbe, se pogosteje uporablja za poslovne in pravne dokumente. Ti dokumenti so redko izbrani za njihovo vrednost takoj po izdelavi; arhivisti običajno čakajo več let, da vidijo, kako trajni so njihovi učinki, da ugotovijo, ali imajo ti dokumenti pravo arhivsko vrednost.
Za navadne dokumente se ne šteje, da imajo trajno vrednost; samo izredni dokumenti se trajno arhivirajo za kasnejšo uporabo in raziskovanje. Razlogov za to je veliko, običajno pa zato, ker dokumenti vsebujejo informacije, ki so nepogrešljive ali revolucionarne. Na primer, pravni dokumenti, ki podrobno opisujejo sodno odločbo, ki je dramatično spremenila pogled drugih sodišč na zadevno vprašanje, bi imeli trajno vrednost; pravni dokumenti o skupni sodni zadevi ne bi imeli trajne vrednosti.
Za zelo malo dokumentov se šteje, da imajo trajno vrednost, ker večina dokumentov podrobno opisuje skupne dogodke, ki so sicer koristni za podjetje ali pisarno, ki izdeluje dokumente, pa za svet na splošno niso uporabni. V povprečju se šteje, da ima manj kot 5 odstotkov vseh ustvarjenih dokumentov arhivsko vrednost. Druge dokumente lahko podjetje arhivira več let, vendar se običajno uničijo, ko niso več v uporabi. Tudi če zavod hrani dokumente trajno v arhivu, se šteje, da imajo trajno vrednost le, če se arhiv strinja z njihovo vrednostjo.
Čeprav bi lahko ustanova, ki je odgovorna za dokument, lahko izvolila za trajno vrednost, je to redko. Arhivisti so običajno odgovorni za iskanje in ugotavljanje, kateri dokumenti so koristni za prihodnost. Skupina arhivistov običajno sprejme to odločitev, potem ko pregleda informacije o dokumentu, njegov trajni učinek in ali je dokument prvi, ki podrobno opisuje dragocene informacije. Nekateri dokumenti, ki niso prvi, ki poročajo o dragocenih informacijah, so arhivirani, vendar se običajno ne štejejo za dragocene.
SmartAsset.