Tiskana kopija je vrsta gradiva, primernega za neposredno uporabo, kar pomeni, da lahko uporabnik gradivo neposredno bere, namesto da bi ga moral obdelovati prek računalnika ali druge tehnologije. Najbolj klasičen primer je tisk na papirju. Številne panoge, ki se močno ukvarjajo z elektroniko, uporabljajo ta izraz, skupaj z drugimi, za razlikovanje, o kateri vrsti medijev se razpravlja. Včasih se imenuje tudi trajna reprodukcija, saj se ne spremeni, ko je ustvarjena.
Natisnjena kopija ima nekaj prednosti. Za reprodukcije so tiskane kopije pogosto prednostne kot elektronske različice. Prav tako ga lahko bere kdorkoli kadarkoli, saj ne potrebuje pomoči zunanjih naprav. Pomembni in uradni dokumenti so običajno ohranjeni v tej obliki, da se ustvari oprijemljiv zapis gradiva. Poleg tega tiskana kopija ni podvržena okvari elektronskega sistema, in čeprav se lahko fizično izgubi ali poškoduje, je ni mogoče poškodovati ali izgubiti na enak način kot računalniški dokument. Zaradi tega veliko ljudi ustvarja elektronske in tiskane različice pomembnega gradiva, kot so literarni rokopisi.
Seveda obstajajo tudi slabosti tiskanega medija. Za shranjevanje potrebuje veliko več prostora, saj je treba nekje narediti prostor za dokumente v tem formatu. Za shranjevanje, pridobivanje in obdelavo potrebuje osebje tudi čas. Za mala podjetja nameniti čas osebju ravnanju s takšnim materialom ni vedno praktično. Pretvorba papirja v elektronske sisteme arhiviranja, na primer, sprosti veliko prostora in časa v majhni pisarni, kar podjetju omogoča, da se osredotoči na razvoj novih izdelkov.
Poleg tega tiskana kopija ni tako prenosljiva kot elektronski medij. Če ga želite prepeljati iz enega kraja v drugega, ga je treba fizično prenašati, kar zahteva čas. Po drugi strani pa se elektronski dokumenti lahko prenašajo prek elektronskih sistemov tako rekoč v trenutku. Vendar pa uporaba tiskane kopije zagotavlja, da jo lahko prebere prejemnik, saj so vprašanja združljivosti platforme ali poškodovanja datoteke sporna. Prav tako daje določen pomen obravnavanemu gradivu, saj večina ljudi fizični papir povezuje z občutljivimi ali uradnimi materiali.
Obstaja tudi možnost, da bo tiskana kopija trajala veliko dlje kot elektronski arhiv. Če je izdelana na arhivskem kakovostnem papirju ter pravilno ravnana in shranjena, bo berljiva stoletje pozneje, pogosto pa tudi veliko dlje v prihodnost. Vendar pa lahko elektronski podatki v krajšem času postanejo nestabilni. Prav tako je mogoče izgubiti dostop do opreme, potrebne za branje podatkov, saj je zaradi napredka tehnologije zastarela.