Vsakdo, ki danes dela v pisarni, tudi v virtualni pisarni, pogosto dela s tiskalniškim strežnikom. To je preprosto naprava, ki računalniškim delovnim postajam omogoča povezavo z enim ali več tiskalniki, ki so v skupni rabi v omrežju. Vsaka postaja ima možnost, da enega od tiskalnikov v omrežju določi kot svoj privzeti tiskalnik, vendar se lahko vedno odloči, da pošlje tiskalni posel kateremu koli drugemu tiskalniku, ki ga prepozna strežnik.
Tiskalni strežnik je lahko v obliki majhnega računalnika, ki deluje v povezavi s strežniki glavne pisarne – ob predpostavki, da obstaja rezervni strežnik in primarni strežnik –, da omogoči tiskanje, ali pa se dejansko naloži na glavni strežnik . V mnogih situacijah je eden od računalnikov v omrežni skupini določen kot tiskalni strežnik. Bistvena programska oprema, ki omogoča to funkcijo, je naložena na trdi disk računalnika, ki bo služil temu namenu.
Ko je strojna oprema naložena in nameščena, lahko programsko opremo konfigurirate tako, da prepozna vse tiskalnike v pisarni, pa tudi vse delovne postaje, ki imajo dovoljen dostop do funkcij strežnika. Ko so poverilnice vzpostavljene, lahko vsako delovno postajo konfigurirate tako, da se poveže s strežnikom za tiskalne zmogljivosti, vključno z dodeljevanjem ali omejevanjem pravic kateremu koli od tiskalnikov, ki jih strežnik prepozna.
Ta ureditev zagotavlja, da je vsakemu članu pisarniške ekipe, ki mora obdelati tiskalni posel, vedno na voljo tiskalnik. Če en tiskalnik iz nekega razloga začasno ne deluje, je preprosto nalogo poslati na drug tiskalnik v omrežju. Strežnik, ki omogoča dostop do več tiskalnikov, prihrani čas, denar in veliko frustracij.
Celo domače okolje ima lahko koristi od prisotnosti tiskalnega strežnika. Namesto tiskalnikov, povezanih z vsakim posameznim računalnikom v domu, lahko uporabniki preprosto kupijo en dober tiskalnik in ga postavijo na osrednjo lokacijo doma. Odrasli lahko centralni tiskalnik uporabljajo za delo na domu, otroci pa za tiskanje domačih nalog.
Ena od prednosti uporabe računalniške delovne postaje kot tiskalnega strežnika je, da je, če gre kaj narobe s trdim diskom, preprosto naložiti programsko opremo tiskalniškega strežnika na drugo delovno postajo in nastaviti konfiguracije. Brez čakanja na namestitev nove naprave lahko delovni projekti napredujejo z malo ali brez izgubljenega časa.