Telekonferenca je srečanje ali konferenca, ki poteka prek telefonske ali omrežne povezave med udeleženci v oddaljenih mestih ali delovnih mestih. Obstaja veliko vrst telekonferenc, pri čemer najpreprostejša oblika vključuje uporabo zvočnika na vsaki lokaciji za izvedbo zvočne konference. Bolj sofisticirana telekonferenčna srečanja vključujejo izmenjavo zvoka, videa in podatkov. Izraz telekonferenca se lahko nanaša tudi na dogodek v živo, ki se prenaša prek satelita na različne lokacije hkrati.
Čeprav je telekonferenca širok pojem, ki vključuje različne možnosti, osnove za vse telekonference vključujejo uporabo telekomunikacijske opreme, uporabnike na več lokacijah in skupno komunikacijo med udeleženci. Osnovna zvočna konferenca je v bistvu konferenčni klic. Zvočna grafika, druga oblika telekonference, omogoča udeležencem, da poleg zvoka delijo grafike, dokumente in video; in vključuje dodatno opremo, kot so elektronske tablice, skenerji in terminali za govorne podatke.
E-pošta je pogost primer računalniške telekonference. Z uporabo dodatne opreme, predvsem TV kamere, je video telekonferenca najbolj podobna osebnemu srečanju, ki vključuje možnost ogleda udeležencev na vseh lokacijah. Številna podjetja imajo videokonferenčno sobo, ki je stalno opremljena s potrebno opremo.
Številne prednosti telekonferenc za šole in podjetja vključujejo prihranek pri potovalnem času in stroških, da se vsi udeleženci pripeljejo na eno lokacijo. V nujnih primerih je lahko telekonferenca veliko hitrejša kot organizacija sestanka. Druga prednost je, da zaradi dostopnosti telekonferenca omogoča velikim skupinam udeležencev, da se počutijo vključene v sestanke in odločanje. Po potrebi lahko šola ali podjetje šifrira signale, da zagotovi varnost komunikacij med telekonferenco.
Pri izbiri opreme za telekonferenco upoštevajte več dejavnikov. Če uporabljate spletno kamero, jo vnaprej preizkusite, da ugotovite, ali je kamera na sprejemljivi razdalji. Za jasnost je najboljša žična telefonska linija. Če uporabljate brezžični telefon, bodite pripravljeni na spremembo frekvenc v primeru motenj med telekonferenco.
V skrajnem primeru je treba uporabiti mobilne telefone in zvočnike. Mobilni telefoni se pogosto srečujejo z motnjami, zvočniki pa zajemajo hrup v ozadju in pogosto oddajajo odmeve. Mikrofoni so v pomoč pri zmanjševanju hrupa v ozadju.
Telekonferenca zahteva posebna pravila bontona. Vsak udeleženec mora objaviti, kdaj se prijavi na telekonferenco in iz nje. Udeleženci naj govorijo jasno in počasi, izogibajo se monotonemu govoru in opišejo katero koli govorico telesa, ki je pomembna za pogovor. Zaradi občutljivosti telefonske opreme se morajo udeleženci izogibati zunanjim zvokom, kot je listanje po papirju ali tapkanje s prsti ali svinčnikom.
Z vidika sodelovanja je koristno uporabljati imena udeležencev med sestankom. Pogosto spreminjajte zvočnik, da ne izgubite pozornosti. Redno prosite za povratne informacije ali odgovor.
SmartAsset.