Vloga strokovnega administrativnega pomočnika je ključnega pomena pri poslovanju številnih podjetij. Čeprav ima poklicni administrativni pomočnik ponavadi podobne naloge kot kateri koli administrativni pomočnik, ima običajno več let izkušenj in/ali visokošolsko izobrazbo in bo pogosto sodeloval z vodilnimi v podjetju in lahko deluje tudi kot vodja pisarne. Delovne obveznosti administrativnih pomočnikov so različne, vendar so pogosto pisarniške narave. Vsak administrativni pomočnik bo potreboval sposobnost dobrega dela z drugimi ljudmi, odlične organizacijske sposobnosti ter vešče tipkanja in dela na računalniku.
Po navedbah ameriškega ministrstva za delo lahko poklicni administrativni pomočnik dela v pisarni bodisi v administrativni ali uradniški funkciji, kar zagotavlja učinkovito in uspešno poslovanje podjetja. Nekatere od njihovih nalog lahko vključujejo upravljanje komunikacij med podjetjem, njegovimi strankami in zaposlenimi, na primer po pošti, telefonu ali e-pošti; načrtovanje sestankov; določanje sestankov; skrbno vodenje evidence ali razvoj sistema arhiviranja; pomoč drugim zaposlenim pri projektih ali raziskavah; in urejanje potovanj. Večina strokovnih administrativnih pomočnikov opravlja vse te naloge in še več.
Nekatere dodatne odgovornosti lahko vključujejo najem in usposabljanje novih zaposlenih, pomoč strankam ali strankam, ki pridejo v pisarno, in vzdrževanje zalog v pisarni. To lahko pomeni popis zalog in naročanje potrebnega ter skrbno vodenje knjigovodskih evidenc. Strokovni administrativni pomočnik mora poznati tehnološko opremo v pisarni in biti sposoben opraviti manjša popravila oziroma se odločiti, kdaj bo poklical nekoga za popravilo opreme.
Strokovni administrativni pomočnik potrebuje sposobnost samostojnega dela in odločanja. On ali ona se bo moral odločiti, katere informacije je treba posredovati šefu in kaj je mogoče samostojno obravnavati. Administrativni pomočnik, ki deluje v vlogi vodje pisarne, bo moral zagotoviti, da se ohranjajo pisarniške politike, kar se lahko nanaša na vprašanja, kot so koda oblačenja ali zahtevani dopust. Pomembno je tudi zagotoviti, da se veriga poveljevanja upošteva, če je pisarna bolj formalno okolje.
Nekateri strokovni administrativni pomočniki se usposabljajo za delo na določenih področjih, kot je pravno ali medicinsko področje. Ta področja običajno zahtevajo dodatno usposabljanje za učenje posebne terminologije in metodologije okolja, v katerem bodo delali. Pomočniki na teh področjih so pogosto plačani višje kot v standardnih pisarniških okoljih.
Za usposabljanje administrativnih pomočnikov je na voljo veliko certifikacijskih programov in individualnih tečajev. Te vrste usposabljanja in certifikatov so lahko v življenjepisu videti odlično in izboljšajo možnosti za zaposlitev. Mnogi administrativni pomočniki pa se preprosto naučijo svojih dragocenih veščin na delovnem mestu in si z leti zanesljive službe zaslužijo povišice in napredovanja.
SmartAsset.