Strežnik za sporočila je aplikacija, ki obravnava sporočila med dvema ali več aplikacijami. Ta sporočila se posredujejo aplikaciji vmesne programske opreme z uporabo API-ja za sporočanje (MAPI). Strežniki za sporočila lahko shranjujejo sporočila v čakalno vrsto, dokler jih ni mogoče dostaviti prejemnikovi aplikaciji.
Tipičen primer aplikacije strežnika za sporočila v mnogih organizacijah je Microsoft Exchange. Exchange sedi na strežniku in čaka, da se sporočila usmerijo v njegovo čakalno vrsto. Od tam vmesna programska oprema določi eno sporočilo naenkrat, ali naj bo sporočilo usmerjeno lokalno ali če ga je treba poslati drugemu strežniku za sporočila za dostavo. Če sporočilo pripada lokalnemu prejemniku, je sporočilo skoraj takoj dostavljeno v lokalni nabiralnik. Če sporočilo spada v oddaljeno shrambo za sporočila, bo strežnik Exchange poiskal druge aplikacijske strežnike v okolju, kot je DNS, da poišče strežnik, kamor spada sporočilo.
Če obstajajo težave s povezljivostjo med dvema strežnikoma za sporočanje ali strežnik pošiljatelj ne more določiti lokacije oddaljenega strežnika, lahko oseba, ki pošilja sporočilo, od svojega strežnika prejme sporočilo o zamudi pri dostavi. Običajno to sporočilo posamezniku sporoči, da ima strežnik težave, vendar bo še naprej poskušal določeno število poskusov ali dni.
Obstajajo tudi druge vrste strežnikov za sporočanje ali e-poštnih strežnikov. Nekateri, kot je Qmail, delujejo v operacijskem sistemu linux in zahtevajo veliko manj stroškov in administracije kot strežnik Exchange. Zaradi tega so idealni za ponudnike internetnih storitev, ki gostijo veliko število e-poštnih računov za stranke. Mnoga podjetja uporabljajo Microsoft Exchange za sporočanje, ker je zelo zanesljiv in dobro deluje z drugimi Microsoftovimi izdelki, ki jih uporabljajo podjetja.
Ko posameznik pošlje sporočilo, Outlook (ali njegov odjemalec za sporočila) pošlje sporočilo strežniku za sporočila, kjer sporočilo vstopi v čakalno vrsto sporočil, da počaka, da je na vrsti za obdelavo. Če je v čakalni vrsti veliko pošte, lahko ta postopek traja nekaj časa, čeprav prehod običajno ni opazen nikomur. Ko je sporočilo obdelano, strežnik za sporočila določi lokacijo prejemnikovega nabiralnika. Če je nabiralnik lokalen za ta strežnik, je sporočilo takoj dostavljeno na njegov cilj. Če prejemnik ni lokalen na strežniku, se obrne na DNS, da pomaga poiskati strežnik v internetu. Ko je strežnik najden, se poslano e-poštno sporočilo prenese na strežnik prejemnika, kjer se postopek začne lokalno iz čakalne vrste za obdelavo sporočila. Ko najdete pravi nabiralnik, je sporočilo dostavljeno.