Primarni koncept strateškega javnega naročanja je, da lahko podjetje z naprednim načrtovanjem, razporejanjem in skupinskimi nakupovalnimi pobudami občutno prihrani stroške. Poleg trdega dolarskega prihranka bodo dodatni prihranki ustvarjeni z učinkovitejšim poslovanjem in s tem večjo dobičkonosnostjo. Izvajanje strateškega javnega naročanja v podjetju zahteva osredotočenost na tri nabavne koncepte: skupinski nakup, centralizirane nabavne storitve in uporabo sistemov za upravljanje podatkov o nabavi.
Koncepti v strateškem naročanju zahtevajo komunikacijo in sodelovanje med poslovno enoto in finančnimi službami ter učinkovito izvajanje naročil. Tudi preprost koncept, kot je spodbujanje načrtovanega nakupa, lahko povzroči velike operativne težave, če se o tem ne razpravlja s poslovno enoto. Pekarna lahko na primer vsak teden naroči suho robo glede na načrtovane delovne naloge za to obdobje. Če se nabavni oddelek odloči, da je stroškovno učinkoviteje te materiale naročiti enkrat na dva tedna, bo pekarna imela težave pri skladiščenju, dostopu in preprečevanju izgube.
Skupinski nakup je proces združevanja skupnih potreb po virih za različne oddelke v podjetju in izdaje enega trajnega naročila. To posamezno naročilo je za večjo količino kot več manjših naročil. Zato se lahko z dobaviteljem dogovorimo o nižjih stroških na enoto. Če so oddelki fizično locirani v različnih zgradbah, lahko pogodba določi rok za dostavo in obravnava vprašanje stroškov dostave. Ta praksa je v velikih podjetjih precej pogosta kot del integriranega strateškega poslovnega načrta javnih naročil.
Upravni stroški so stroški organizacije za celoten plačilni cikel naročila. To vključuje plače in stroške podpore za osebje za nabavo, obdelavo računov, izdelavo čekov in reševanje poizvedb pri prodajalcih. Organiziran, voden proces odpravlja pomemben del teh stroškov, saj nastanejo le enkrat za vsako blago. Centralizirano osebje za javna naročila lahko zagotovi večjo raven podpore poslovnim enotam in zagotovi spoštovanje politike.
Sistemi za upravljanje nabave ali nabave so pogosto na voljo kot del velike računovodske programske opreme ali rešitev za načrtovanje virov podjetja. Ta modul se uporablja za ustvarjanje povpraševanj in naročilnic ter njihovih računov in prejemov blaga za obdelavo. Poleg tega orodja za analizo in poročanje, vgrajena v tovrstni sistem, omogočajo oddelku za nabavo upravljanje poslovnega procesa, določanje skupnih stroškov za institucijo in prepoznavanje možnih priložnosti za prihranke. Poročila se lahko uporabijo tudi za zagotavljanje skladnosti s politiko in kot dokaz v odgovor na kakršen koli pravni izziv.
SmartAsset.