Storitev prisotnosti, ki velja za pomembno primarno funkcijo, je platforma, vgrajena v komunikacijske tehnologije, ki uporabnikom omogoča vnos informacij o razpoložljivosti, shranjevanje teh vhodnih podatkov in posredovanje v omrežju. Premium storitve prisotnosti uporabnikom ponujajo različne zmogljivosti za oddajanje razpoložljivosti, trenutnih dejavnosti, lokacij in prednostnih načinov stikov. Tehnologija, ki je najpogosteje prepoznana na platformah za takojšnje sporočanje, uporabnikom omogoča komunikacijo, kadar je to primerno, pri čemer že poznajo prednostni način komunikacije in razpoložljivost drugih strank. Storitev se razširi tudi v poslovno okolje, kjer lahko komunikacijske aplikacije izkoristijo uporabnikovo prisotnost za posredovanje kritičnih informacij o uporabnikih v korporativnem omrežju, kar je povzročilo tako kritike kot pohvale.
Učinkovite storitve prisotnosti bodo vključevale široko paleto možnosti in prispevale k izpolnjevanju različnih nalog, povezanih s komunikacijo. Običajno, kot je storitev, podpira številne vrste naprav in uporablja osrednji sistem za upravljanje posameznih in organizacijskih politik, najpogosteje na strežniku. Čeprav je najbolj prepoznavna v storitvah za takojšnje sporočanje, se lahko storitev prisotnosti razširi tudi na glasovne klice ali skoraj katero koli drugo obliko komunikacije. Storitev prisotnosti lahko olajša tudi konferenčne klice, videokonference in storitve enotnega sporočanja.
Strežniki pa niso vedno pogoj. Organizacije lahko izvajajo tudi storitev prisotnosti kot neposredno komunikacijsko povezavo med uporabniki. To je uporabno za majhna omrežja, ki nimajo veliko uporabnikov, ali v primerih, ko uporabniki vzpostavijo neposredne povezave, na primer prek telefonske linije. V takem primeru se storitev prisotnosti manifestira v obliki signala zasedenosti ali posnetka, ki pravi, da stranka ni dosegljiva, če ne more priti do telefona.
Storitev Presence lahko pripomore k učinkovitejšemu delovanju centrov poslovnih procesov in oddelkov za storitve za stranke. S takšnimi zmožnostmi lahko organizacije odpravijo izgubo časa, povezano z dejavnostmi, znanimi kot »telefonska oznaka« ali »e-poštna oznaka«, pri katerih si stranke izmenjujejo poskuse, da vzpostavijo stik med seboj, ne da bi sploh vzpostavili neposreden stik. Zanesljive storitve prisotnosti bodo zaposlenim omogočile, da hitro ocenijo, kdaj so na voljo drugi uporabniki, in se ustrezno odzovejo. Za ponazoritev, če se mora vodja oddelka dogovoriti za hiter sestanek, lahko preveri omrežje, da ugotovi, kateri zaposleni so na voljo in kako do njih doseči. Nato lahko vodja zahteva samo tiste, ki so na voljo, da se udeležijo, pri čemer ne prekinja tistih, ki so zaposleni.
Čeprav ima storitev prisotnosti veliko prednosti, je tudi nekaj kritik. Zasebnost je glavna skrb za uporabnike v omrežjih, ki uporabljajo takšno tehnologijo. Na primer, če ima zaposleni prost dan in to narekuje organizacijska politika, lahko sistem zagotovi njegovo domačo telefonsko številko in navede njegov status. Takšni scenariji drugim zaposlenim olajšajo vzpostavitev stika za razpravo o delovnih dejavnostih, kar lahko moti zasebne priložnosti.
Zaradi širjenja mreženja in zanašanja na informacije in komunikacijo v realnem času se storitev prisotnosti šteje za oporo, ki je vgrajena v temelje številnih komunikacijskih tehnologij. Od leta 2011 so strokovnjaki pričakovali, da se bo ta trend nadaljeval. Spremembe bi se lahko zgodile kot odgovor na družbena vprašanja, kot je zasebnost, vendar se je menilo, da bo to verjetno vplivalo na organizacijske politike in ne na samo tehnologijo.