Na splošno so zaposleni plačani po določeni stopnji, bodisi na uro ali plačo. V Združenih državah so delodajalci dolžni plačati socialno varnost, Medicare, nadomestilo za delavce, državne, zvezne in pogosto lokalne davke za vsakega zaposlenega. Delodajalec mora od plače zaposlenih odšteti tudi del teh davkov in drugih pristojbin, vse te transakcije pa je treba evidentirati za revizijske in davčne namene.
Plačalni servis je podjetje, ki bo za plačilo samostojno opravljalo vse te funkcije in lastniku podjetja sprostilo čas za pomembnejše zadeve. Ko je račun odprt, delodajalec storitvi preprosto zagotovi seznam vseh zaposlenih, ur, ki so jih delali, in morebitnih odstopanj. Ti podatki se nato obdelajo in sredstva se nakažejo iz banke delodajalca na račun plačilne službe. Zaposleni so plačani s standardnim čekom ali direktnim depozitom. Delodajalec nato prejme plačilna in davčna poročila.
Plačilna storitev pogosto ponuja tudi druge storitve. Delodajalci lahko obrnejo upravljanje administracije dajatev in storitev za upokojitev podjetja. Dopust in prosti čas je mogoče tudi spremljati. Nekatere storitve ponujajo celo možnost upravljanja davčnih plačil delodajalca, obravnave časa in vprašanj upravljanja dela, pomoči pri izpolnjevanju davčnih predpisov, obvladovanja stroškov in celo pomoči pri predhodnem pregledu. Storitev tudi rutinsko obravnava potrebno dokumentacijo za neposredno polaganje plač zaposlenih. Stroški storitev se razlikujejo glede na velikost računa in vrste opravljenih storitev. Običajno se zaračuna na osebo, plus strošek na izdan ček.
Prvo podjetje za storitve plač so leta 1949 ustanovili nekdanji senator New Jerseyja Frank Lautenberg ter brata Henry in Joseph Traub. Podjetje, ki je bilo prvotno imenovano Automatic Payrolls, je ponujalo preproste storitve z uporabo elektromehanskega kalkulatorja in knjigovodskega stroja Comptometer. Automatic Payrolls, ki se je kasneje preimenoval v Automatic Data Processing (ADP), je bil v koraku s tehnologijo. ADP je postal pionir v uporabi računalniškega knjigovodstva, začenši z luknjanimi karticami in končal z najbolj izpopolnjeno tehnologijo v industriji.
ADP je rasel s prevzemom manjših podjetij za izplačane plače in na koncu postal javni leta 1961. Podjetje je še naprej raslo in je priznano kot vodilno v industriji plačilnih storitev z več kot 500,000 strankami in več kot 40,000 zaposlenimi. Danes ADP obravnava ne samo plačilne liste, temveč tudi različne posredniške in trgovske storitve.
Uspeh ADP je služil kot poslovni model storitev plačevanja in ta koncept se še naprej razvija z izboljšavami tehnologije. Danes se številne storitve povezujejo s svojimi strankami neposredno prek interneta. Stranka lahko preprosto vnese podatke o plači v svoj spletni portal in transakcija je takoj obdelana. Stranka ima dostop do vseh plačilnih in kadrovskih evidenc, te podatke pa lahko posodobi, ko se pojavi potreba. Do poročil je mogoče hitro dostopati, kar poenostavlja naloge na področju plače podjetja in odpravlja drage napake.
Širjenje računalniško podprtih storitev za obračun plač je privedlo do nekaterih primerov goljufij in dokončne kraje sredstev. Zato je ključnega pomena narediti nekaj raziskav, da zagotovimo, da je določeno podjetje ugledno in zanesljivo. To podjetje bo navsezadnje imelo dostop do najbolj zaupnih evidenc podjetja, vključno z njegovim bančnim računom. Poleg tega, če služba ne plača davkov v roku, bo podjetje odgovorno in ustrezno kaznovano. Ker so ti primeri na splošno redki, koristi uporabe storitve obračuna plač odtehtajo vsa tveganja.
SmartAsset.