Številne vrste podjetij svoje zadeve upravljajo z vodenjem računov. Sem spadajo banke, izdajatelji kreditnih kartic in komunalna podjetja. Računi, ki jih vodijo ta podjetja, so dejansko personalizirane datoteke. Za razlikovanje ene datoteke od druge ima vsaka datoteka običajno številko računa za njeno identifikacijo.
Številke računov so na splošno zelo uporabna in učinkovita orodja za upravljanje datotek. Če gre oseba v banko, da odpre tekoči račun, ji je treba dati številko tekočega računa. Namen te številke je upravljanje transakcij, ki se nanašajo posebej na transakcije te stranke. Če mora položiti nakazilo, bo uporabila svojo številko računa, da bo denar lahko nakazan njej in ne komu drugemu. Če bo morala dvigniti sredstva, bo potrebovala številko svojega računa, da zagotovi, da ne jemlje sredstev, ki ji ne pripadajo.
Podjetja, ki upravljajo datoteke strank z uporabo številk računov, pogosto ugotovijo, da je s to številko najlažje identificirati datoteko strank. Imena, na primer, lahko povzročijo težavo, ker je morda veliko ljudi z istim imenom. Številke računov pa morajo biti edinstvene. Podvojene številke računov v podjetju so na splošno napaka in lahko povzročijo številne težave.
Številke računov so lahko popolnoma številčne ali alfaštevilske. Vsako podjetje se lahko na splošno odloči, kako oblikovati svoje številke računov. Podjetja na splošno strukturirajo te številke, tako da številke računa drugega podjetja ni mogoče zamenjati za njihovo lastno. Na primer, banka bi morala biti sposobna zlahka ugotoviti, da je bila storjena napaka, če stranka uporabi številko računa njene kreditne kartice.
Glede na vrsto računa lahko pri izgubi ali souporabi številke računa obstaja veliko tveganje. Razlogi za to so številni. Glavni razlog je v tem, da datoteka stranke pogosto vsebuje zaupne podatke, kot so njena identifikacijska številka, kreditni podatki in njen domači naslov. Drugi razlog, zakaj je zaščita številk računov pomembna, je, da če neznanci pridobijo številke, lahko pridobijo dostop do virov osebe, kot so njene finance.
Ker mnoga podjetja uporabljajo številke računov, večina podjetij poskuša strankam omogočiti priročno upravljanje z njimi. To storijo tako, da na izpiske in račune, ki so jim poslani, vključijo številko računa vsake stranke. Številka je pogosto natisnjena na vsakem čeku, ko ima oseba tekoči račun. Nekatera podjetja izdajo kartice vsaki stranki, ki vsebujejo njeno edinstveno številko.