Številka naročilnice (PO) je alfanumerična koda, ki je dodeljena določeni zahtevi za nakup nečesa. Podjetja najpogosteje interno uporabljajo številke naročil za sledenje lastnim nakupom. Nekatera podjetja pa bodo vsej svoji prodaji dodelila kode in svojim strankam dala številke naročil, tako da lahko stranke spremljajo svoja naročila. Te kode so lahko v kateri koli alfanumerični obliki in mnoga podjetja bodo uporabila posebne črke ali številke za označevanje določenih stvari o naročilu, kot so kaj se prodaja, lokacija, kupec in datum.
Uporaba znotraj podjetij
V mnogih podjetjih se številka naročilnice dodeli po tem, ko zaposleni ali oddelek odda zahtevo za naročilo določenega blaga ali storitev. Zahteva se običajno uradno predloži nabavnemu agentu z uporabo tako imenovanega obrazca za zahtevke. Če je zahteva odobrena, se izdela naročilo in se mu dodeli številka naročilnice. Na tej točki se naročilo odda pri drugem podjetju, ki pogosto zabeleži številko naročilnice kupca za vključitev v podrobnosti naročila.
Ker prodajalec pripravi seznam za pošiljanje ali pakirni seznam, ki bo priložen kupčevemu naročilu, je številka naročilnice običajno vključena v podrobnosti. To omogoča kupčevemu prevzemnemu agentu, da preveri količino in vrsto dobavljenega blaga ter potrdi, da je pošiljka povezana z ustrezno pooblaščenim naročilom. Številka naročilnice je navedena tudi na računu in vseh drugih dokumentih, ki jih prodajalec da kupcu. S tega vidika številka naročilnice pospešuje načrtovanje plačila prodajalcu in omogoča, da se blago usmeri v ustrezen oddelek.
Številka naročilnice podjetju omogoča tudi, da stroške vračuna v proračun oddelka, ki je naročil. Oddelku za obveznosti zagotavlja tudi preverjanje, ali je strošek legitimen. Plačilo se nato lahko izvede prodajalcu.
oblikovana
Natančna konstrukcija in dolžina številke naročilnice se razlikujeta od podjetja do podjetja. Mnoga podjetja, ki delujejo na več mestih, bodo uporabila prvih nekaj znakov kode za identifikacijo lokacije, ki je oddala naročilo, na primer »CHI«, ki predstavlja objekt v Chicagu. Naslednjih nekaj znakov lahko identificira določen oddelek, ki je naročil, na primer »RD«, ki predstavlja oddelek za raziskave in razvoj. Tako se lahko številka naročila naročila, ki ga odda oddelek za raziskave in razvoj podjetja v Chicagu, začne z »CHIRD«, ki mu sledijo drugi alfanumerični znaki, ki zagotavljajo več informacij o naročilu.
Podjetja običajno strukturirajo svoje številke naročil na kateri koli način, ki najbolje deluje z njihovimi notranjimi sistemi za sledenje. Nekateri uporabljajo tudi pomišljaje ali presledke, ki so lahko v pomoč, ko je treba za določen namen prebrati samo določene znake znotraj številke naročilnice. Kot odziv na široko paleto dolžin in formatov, ki jih je mogoče uporabiti, mnogi prodajalci konfigurirajo polja v svojih bazah podatkov za sledenje naročilom, da omogočajo uporabo poljubnega števila znakov – celo 30 ali več – v številki naročilnice.
SmartAsset.