Eden od ključnih elementov v katerem koli delujočem programu za upravljanje terjatev je zagotavljanje rednih poročil, ki prikazujejo proces staranja neplačanih računov, izdanih strankam za opravljeno blago in storitve. Postopek staranja terjatev je način, s katerim se ta poročila zberejo in posredujejo ustreznim uradnikom organizacije.
Staranje terjatev je dragocena sestavina sposobnosti strukturiranja operativnega proračuna podjetja. Razumevanje obstoječih plačilnih navad strank in usklajevanje tega s potrebo po stalnem prihodku v podjetje, da lahko izpolni svoje neporavnane obveznosti, pomaga zagotoviti, da bo imela organizacija do določenega datuma na voljo sredstva za kritje stroškov poslovanja. Brez stalnega nadzora nad pretokom prihodkov v podjetje je nemogoče graditi in delati v okviru solidnega proračuna.
Na primer, če vaše podjetje strankam zaračunava trideset dni, največje stranke pa dosledno plačujejo bližje petindvajsetim dnevom, je pametna poteza, da svojim prodajalcem zagotovite plačilne pogoje, ki odražajo to poslovno realnost. Če ne boste poznali razlike med želenim plačilnim rokom in povprečnim plačilnim razponom, ki ga uporablja večina vaših strank, bo podjetje ostalo brez obratnega kapitala, ker je prevzelo obveznosti, ki jih ne more izpolniti v sprejemljivem časovnem okviru. To bo negativno vplivalo na vaš odnos z vašimi prodajalci, kar bi lahko vplivalo na vašo sposobnost delovanja in storitve vaše baze strank.
Drugič, staranje terjatev je odlično orodje, ko gre za krepitev vezi s strankami. Če periodično poročilo pokaže, da ima redni kupec neporavnan račun več kot devetdeset dni, plačal pa celo račune, poslane pred tridesetimi dnevi, je to priložnost, da stopimo v stik s stranko in povprašamo o statusu računa. Pogosto je bil račun morda preprosto zamujen, plačilo pa se lahko zmanjša takoj, ko je težava znana. Takšne vljudne poizvedbe ne bi bile možne, če se ne vzdržuje točna starost terjatev.
Če gremo še korak dlje, lahko staranje terjatev pomaga pokazati, kdaj je morda čas za prekinitev razmerja s stranko. Če periodično poročilo o staranju dosledno kaže, da ima stranka težave s pravočasnim plačevanjem računov, je morda čas, da preučimo finančno zdravje tega podjetja. Mnoga podjetja bodo uporabila staranje terjatev, da bi ugotovila, ali je potrebna kakšna preiskava. Na primer, stranka, ki ima dosledno račune, ki sodijo v obdobje devetdeset do sto dvajset dni, preden so izvedena plačila, bi lahko bila tik pred odpovedjo.
Namesto da še naprej ponujate storitve, ki jih bo treba sčasoma odpisati kot slabe terjatve, uporabite staranje terjatev, da se izognete tovrstnim težavam. Obvestite stranko, da vaše podjetje ne bo moglo opravljati nadaljnjih storitev, razen če bodo neporavnane terjatve posodobljene in se sklene nekakšna predplačila za prihodnjo uporabo.