Stanje sklada je neto vrednost sklada v katerem koli trenutku, ki se ugotovi z izračunom sredstev in odštevanjem obveznosti. To je lahko še posebej pomembno pri računovodstvu skladov, pristopu, pri katerem organizacija ustvari sklad za določen namen, da bi bila uporaba denarja pregledna in v skladu s pravnimi pooblastili. Vladne agencije in akademske institucije to počnejo za dejavnosti, kot so plačevanje štipendij in projektov javnih del.
Sredstva v skladu lahko vključujejo depozite in obstoječa imetja. Obveznosti vključujejo stroške in dvige. Pri računovodstvu skladov bi morali biti računovodje sposobni pokazati, kako denar vstopa in izstopa iz sklada, ter zagotoviti dokumentacijo, ki prikazuje, kako je bil porabljen. V preprostem primeru ima lahko univerza sklad za študentske dogodke. Na začetku semestra študentske organizacije vplačajo v sklad, da ga zaračunajo, med semestrom pa se izvede vrsta izplačil za financiranje dejavnosti, ki plačujejo stvari, kot so govorci, prevoz, hrana in tako naprej.
V nekaterih oblikah računovodstva sklada mora biti končno stanje sklada nič. To kaže, da je sklad sam plačal in da so bila vsa izplačila povezana s skladom. Če ostanejo sredstva, to kaže na prevelika vplačila v sklad ali neuspeh v celoti izplačati vse. Če si mora sklad izposoditi denar, vanj ne gre dovolj sredstev ali pa se ne porabi ustrezno. Letni štipendijski sklad bi se na primer moral končati z neto stanjem nič.
Izračun stanja sredstev je običajno razmeroma enostaven. Za ogled sredstev in obveznosti, ki morda še niso evidentirani, je treba imeti dostop do knjig. Na primer, sklad bi lahko vseboval naložbe, zapadle za izplačilo dividend, in to bi povečalo stanje sklada. Prav tako bi lahko prišlo do neplačanih čekov na sklad, ki še ni poravnan. Poleg dodajanja sredstev in obveznosti je možna tudi revizija gibanja sredstev in preverjanje težav, kot so nepooblaščena izplačila.
V primeru javnih organizacij morajo biti na voljo javna razkritja sredstev. Vsakdo lahko pregleda knjige in računovodske podatke ter lahko zahteva trenutno stanje sredstev in izpisek računa. To olajša preglednost in organizacije ozavešča, da bodo državljani lahko videli vsako vprašljivo dejavnost. Če dejavnost sklada vključuje pravne kršitve, kot je neohranjanje zahtevanega minimalnega ravnotežja, lahko zainteresirane strani vložijo tožbo, da prisilijo organizacijo v skladnost z zakonodajo.
SmartAsset.