Spremna pisma predlogov so strokovna pisma, ki se pošljejo potencialnim strankam skupaj z izpolnjenimi poslovnimi predlogi. Najboljši primeri spremnega pisma predloga so kratki, osebni, a profesionalni in pomagajo spodbujati krepitev odnosa med anketirancem in prejemnikom. Obstaja več osnovnih elementov, ki jih vedno najdemo v tej vrsti pisma, pa tudi nekaj pogostih napak, ki se jim je treba izogniti.
Napaka, ki jo naredijo številni poslovni strokovnjaki, je uporaba spremnega pisma predloga kot načina za povzetek vsebine predloga. Ker številne predloge predlogov vključujejo povzetek na koncu dokumenta, to ni potrebno. Pravzaprav vključitev te vrste podrobnosti v spremno pismo ustvari situacijo, ko mora prejemnik večkrat prebrati iste informacije, kar bi lahko negativno vplivalo na postopek ocenjevanja.
Ena najpomembnejših stvari, ki jih morate upoštevati pri sestavljanju spremnega pisma predloga, je, da je kratko. Zadostuje telo treh do štirih kratkih odstavkov. Če sami nastavite to vrsto omejitve, boste zagotovili, da boste celotno besedilo obdržali na eni strani in se tako izognili napaki, da skupaj z glavnim dokumentom pošljete mini predlog.
Začetek spremnega pisma predloga mora biti kratek. S prvim odstavkom se zahvalite prejemniku, da vam je omogočil sodelovanje v postopku ponudbe. Prav tako je primerno, da pohvalite strukturo zahteve za predlog ali RFP, ki vam je bila zagotovljena kot smernice za predlog in postopek oddaje. Na splošno je to mogoče doseči v treh do štirih stavkih, ne da bi pretiravali z zahvalo.
Vaš naslednji odstavek lahko vključuje nekaj osebnega, a še vedno profesionalnega. Če je predlog predložen obstoječi stranki, je primerno, da navedete, kako zelo ste uživali pri delu s stranko v preteklosti. V primerih, ko je predlog namenjen podjetju, s katerim še nikoli niste poslovali, se osredotočite na delovni odnos, ki je bil vzpostavljen s telefonskimi pogovori, e-pošto in drugimi stiki, ki ste jih imeli s svojo primarno kontaktno točko. med pripravo predloga. To lahko pomaga, da pismo ne bo preveč suho, hkrati pa se izognete napaki, da postane preveč osebno.
Če želite zaključiti spremno pismo predloga, navedite svoja pričakovanja za prihodnost. To lahko vključuje dejstvo, da se veselite, da boste zaslužili posel in uživali v dolgem delovnem razmerju z novo stranko. Ta odstavek naj izkazuje zaupanje v kakovost blaga ali storitev, ki jih ponujate, vendar ne sme obremenjevati vaših konkurentov. Osredotočite se na to, koliko dobrega lahko storite stranki, ne pa na to, koliko boljši ste od vseh drugih.
Nikoli ne pišite spremnega pisma svojega predloga, dokler ni sam predlog dokončan. To je zato, ker imate morda eno ali dve zadnji minuti interakcije s prejemnikom, kar bo vplivalo na ton in vsebino vašega pisma. V vsakem primeru se vedno prepričajte, da je struktura vašega pisma v skladu s tem, kar veste o korporativni kulturi prejemnika, in temu primerno izberite svoje besede. Upoštevanje tega dejavnika je subtilen način, da izrazite svoje spoštovanje do načina poslovanja, ne da bi bili videti pokroviteljski ali pretirano ekspresivni s komplimenti.
SmartAsset.