Sponzorstvo konference je zagotavljanje sredstev za pomoč pri stroških konference v zameno za promocije, kot je imenovanje sponzorja na konferenčnem gradivu. To je lahko dobra poteza za odnose z javnostmi za podjetja, ki želijo predstaviti pozitivno podobo skupnosti, in bo konferencam zagotovila dragoceno finančno pomoč. Organizatorji konferenc se lahko obrnejo na sponzorje in prosijo za pomoč, ali pa lahko sponzorji pripravijo predlog za konferenco, za katero se bodo strinjali, da jo bodo sponzorirali, in sodelujejo s strokovnjaki iz industrije, da jo organizirajo.
Običajno se sponzorstvo konference deli na več različnih stopenj, odvisno od količine finančne podpore, ki jo ponujajo. Glavni sponzorji zagotavljajo znatne zneske financiranja, konferenca pa ima lahko samo enega ali skupino. Manjši sponzorji ponujajo nekaj denarja, vendar ne toliko. Večji sponzorji lahko dobijo enako zaračunavanje s samo konferenco za promocijske materiale, z omembami v oglasih, programih in komunikacijah za odnose z javnostmi, kot so sporočila za javnost. Manjši sponzorji so običajno navedeni v priznanjih v programih in na spletnih mestih.
Podjetja lahko sponzorirajo več konferenc v določenem letu na različnih ravneh, da bi njihova imena postala bolj znana. Lahko je dobra oblika ozaveščanja javnosti na strokovnih konferencah za ljudi, ki bodo verjetno uporabljali izdelke podjetja; na primer podjetja v živilski industriji pogosto sponzorirajo razstave hrane, konference o prehrani itd. Sponzorstvo konferenc je lahko tudi ukrep za popravilo ali izboljšanje odnosov z javnostmi; tehnološko podjetje lahko na primer sponzorira konferenco o ženskah v tehnologiji, da pokaže, da je zavezano izboljšanju priložnosti za ženske na tem področju.
Organizatorji, ki želijo pridobiti sponzorstvo konference, morajo pripraviti natančen predlog. Predlog opisuje načrtovano konferenco in z njo povezane dogodke, podaja informacije o tem, kdo bo prisoten, ter prikazuje potencialnim sponzorjem, kako bi njihovo financiranje podpiralo konferenco. Zagotavlja tudi informacije o ugodnostih, ki so na voljo na različnih ravneh sponzorstva, kot so omembe v programu, prikazi njihovih logotipov na konferenčnem gradivu in tako naprej.
Velika podjetja običajno letno prejmejo veliko več prošenj za sponzorstvo konferenc, kot jih lahko sprejmejo. Uradniki se bodo sestali, da bi razpravljali o zahtevah in izbrali najbolj obetavne za nadaljnjo razpravo in morebitno odobritev. Če podjetje ne more ponuditi finančne podpore, lahko zagotovi donacije v naravi za priznanja in ohranjanje dobre podobe v skupnosti. Sodelovanje v dobrodelnih dejavnostih zagotavlja davčne olajšave in tudi povečuje pozitivno dojemanje sponzorjev konferenc.