Spletne konference kot način dodajanja vizualnih podatkov avdio konferenci ponujajo razmeroma poceni način za ustvarjanje virtualnega delovnega okolja z ljudmi po vsem mestu ali po vsem svetu. Tukaj je nekaj osnov o tehnologiji spletnih konferenc, možnostih in aplikacijah.
Zamišljene kot spremljevalna storitev za avdio konferenčne klice, so spletne konference prvič prišle na množični trg v devetdesetih letih prejšnjega stoletja. Pred tem časom so spletne konference veljale za vrhunsko storitev, ki so si jo lahko privoščila le uspešnejša podjetja in organizacije. Vendar pa je tehnološki napredek v poznih osemdesetih letih prejšnjega stoletja pokazal, da bi internet lahko podpiral preprosto okolje za skupno rabo predstavitev, ki bi bilo idealen način za skupno rabo grafikonov, delovnih listov in drugih podatkov z osebami, medtem ko še vedno uporabljate zvočne konferenčne klice za verbalno komunikacijo.
Najzgodnejše spletne konference so se močno zanašale na nalaganje in predpomnjenje aplikacije na trdi disk vsake osebe, ki je bila načrtovana za sodelovanje na spletnem sestanku. Nalaganje bi vključevalo datoteke, ki bi bile uporabljene med sestankom. Dejansko bi začetnik ali vodja konference dostopal do teh datotek med konferenco in nadzoroval njihov prikaz med sestankom.
Vendar pa je veliko ljudi nasprotovalo temu pristopu, saj so bile lastniške informacije zdaj shranjene na številnih trdih diskih. Vodja konference se je moral zanesti na velikodušnost udeležencev, da so po sestanku izbrisali občutljive datoteke s trdega diska. Sčasoma je bila tehnologija izboljšana, da je omogočila samodejno brisanje datotek po koncu konference. Do danes še vedno obstajajo ponudniki spletnih konferenc, ki od udeležencev zahtevajo, da se prijavijo vsaj trideset minut pred sestanki v živo in opravijo ta postopek nalaganja.
V zgodnjih devetdesetih letih prejšnjega stoletja so se začele pojavljati alternativne rešitve za spletne predstavitve. Ena vrsta storitev se je močno zanašala na uporabo orodij za ustvarjanje skupne rabe predstavitev, kot je PowerPoint. Pri tej vrsti spletnih konferenc bi vodja naložil diaprojekcijo na strežnik storitve spletnih konferenc. Diapozitivi so bili pretvorjeni v osnovne diapozitive HTML in shranjeni na strežniku ponudnika. Z uporabo poverilnic za prijavo se je vodja lahko prijavil in aktiviral sestanek ter izbral s seznama shranjenih predstavitev, ki jih je delil z udeleženci. Ta pristop je bil zelo všeč osebam, ki so potovale in niso mogle biti vedno pri svojem računalniku, da bi vodil sestanek. Dokler je bila predstavitev vnaprej naložena v storitev spletnih konferenc, bi zadostoval kateri koli računalnik z internetno povezavo in predvajalnikom medijev.
Za udeležence je ta novejša oblika spletne konference odpravila predpomnjenje vseh datotek na njihovih trdih diskih. Vse, kar je bilo potrebno, da so se udeležili, je bil URL do strani za prijavo in geslo. Ker je bila predstavitev pretvorjena v osnovne diapozitive HTML, udeleženci za ogled predstavitev niso potrebovali nič drugega kot medijski predvajalnik. Ni se bilo predčasno prijaviti, da bi karkoli prenesli. Spletne konference so postale malo čistejše za vse.
Z leti so spletne računalniške konference postale uporabniku prijaznejše, čeprav so bile dodane dodatne funkcije. Pretok zvoka omogoča udeležencem poslušanje zvoka, ko si danes ogledujejo predstavitve. Večina orodij za spletne konference danes omogoča ne le ogled dokumentov, temveč tudi možnost, da vodja prenese nadzor, tako da lahko udeleženci skupaj delajo na pismu, preglednici ali predstavitvi.
Zmožnosti pošiljanja sporočil na številnih spletnih konferenčnih sistemih omogočajo udeležencem, da pošljejo zasebno sporočilo vodji, ki lahko odgovori zasebno ali objavi sporočilo celotni skupini za razpravo. Seznami udeležbe tako za vodjo kot za udeležence omogočajo vsem, da vidijo, kdo je trenutno na konferenci, kdaj se osebe pridružijo in kako dolgo so ljudje na sestanku spletne predstavitve. Sposobnosti snemanja omogočajo sinhronizacijo glasu in slike v en stalni zapis, ki ga lahko vodja pozneje deli z drugimi.
Spletne konference so se izkazale za uporabno in stroškovno učinkovito orodje za številna podjetja in organizacije vseh velikosti. Ker bo izdelek v prihodnjih letih izboljšan z dodatnimi funkcijami, bo nedvomno zagotovil še bolj uporaben način komuniciranja z ljudmi po vsem svetu.