Specifikacija procesa je zagotavljanje jasnih, podrobnih navodil, ki vsakomur omogočajo, da sledi vrsti korakov za dokončanje naloge, kot je sestavljanje predmeta ali pravilno oblikovanje poročila. Ti koraki lahko sledijo strogemu naboru pravil, da so čim bolj standardizirani, da jih bralec zlahka razume. V drugih primerih lahko specifikacija procesa vključuje nestandardni jezik ali teme razprav in je lahko manj splošno razumljiva.
V specifikaciji procesa bralec sledi vrsti korakov, ki so postavljeni v obliki diagrama poteka. Na vsakem koraku so lahko vilice, ki odražajo različne pristope k procesu ali različne končne izdelke. Če bralec natančno sledi korakom, bo končal s končnim izdelkom, ki se ne bi smel razlikovati od tistega, ki ga je izdelala druga oseba, ki sledi istim navodilom. Specifikacija procesa lahko omogoča individualno izdelane izdelke ali pa zagotavlja smernice za množično proizvodnjo z uporabo proizvodne opreme.
Proizvajalci uporabljajo specifikacijo procesa, da zagotovijo standardizirano in natančno dokončanje projektov. Ta dokument lahko pošljete v drugo tovarno, ki bo lahko izdelala popolnoma enak končni izdelek, tako da sledite korakom. Koraki podrobno opisujejo vrste materialov za uporabo, njihove barve in način sestavljanja, poleg tega pa nudijo podrobne risbe in razprave o tehnikah izdelave. Jasne smernice dokumenta omogočajo reprodukcijo izdelkov brez osebnih navodil nekoga, ki ima izkušnje z njihovo izdelavo.
Proizvodnja ni edina naloga, ki jo je mogoče standardizirati s specifikacijo procesa. Razvoj programske opreme, ustvarjanje dokumentov in druge naloge je mogoče dokončati s podobnimi smernicami. V vseh primerih je cilj ustvariti jasna, razumljiva navodila, ki jih bo lahko izvajal vsak, ki ima osnovno usposabljanje na tem področju zanimanja. Skrbniški pomočnik, ki je seznanjen s programi za obdelavo besedil, na primer, lahko sledi navodilom za ustvarjanje poročila, ki ga uporabljajo skrbniki.
Pisanje specifikacije procesa zahteva podrobno razumevanje procesa in jezika, ki se uporablja v tej panogi. Za nekatere procese so na voljo vodniki standardizirane terminologije in konvencij. Ti so lahko koristen vir tako za osebje, ki pripravlja specifikacije, kot za člane osebja, ki jih bodo morda morali prebrati in slediti. Če se pojavijo kakršna koli vprašanja o specifikaciji procesa, lahko vodnik pogosto ponudi odgovor tako, da opredeli uporabljeni jezik in bralcu omogoči, da natančno razume, kaj je mišljeno z dano izjavo.
SmartAsset.