Ko podjetja in organizacije velikokrat zaposlujejo zaposlene, ustvarijo povzetek idealnega tipa osebe, ki lahko najbolje izpolni delovno mesto. V tem povzetku je seznam potrebnih veščin, potrebnih za učinkovito opravljanje nalog, iz katerih je delo sestavljeno. Večina podjetij to vrsto povzetka označuje kot specifikacijo osebe. Ustvarjanje podrobne specifikacije osebe prinaša prednosti delodajalcem, vendar ima tudi slabosti. Za ustvarjanje učinkovite specifikacije osebe je treba upoštevati določene smernice.
Znotraj specifikacije osebe je podroben seznam, ki običajno vključuje vse zahtevane spretnosti, izobrazbo in izkušnje, ki jih mora imeti oseba, da lahko učinkovito opravlja delovno mesto. Večina specifikacij vključuje naziv delovnega mesta in stopnjo, na katero spada v podjetje. Navedena je tudi lokacija delovnega mesta in višji uslužbenec, ki mu bo novi delavec poročal. Ker so vsa delovna mesta oblikovana z namenom, so navedeni cilji, ki jih mora delavec doseči, in naloge, ki jih mora opraviti.
Čeprav se specifikacija osebe razlikuje od opisa delovnega mesta, je delodajalcem še vedno zelo koristna. Kandidati ne vidijo osebnih specifikacij, temveč le najem osebja, kar jih razlikuje od opisov delovnih mest. Ko delodajalec ustvari tovrstno specifikacijo, lahko zlahka ugotovi, kateri kandidati za zaposlitev imajo potencial, da najbolje izpolnijo ustrezno delovno mesto, pa tudi tiste kandidate, ki niso idealni. To podjetju omogoča, da dokonča postopke zaposlovanja na čim bolj časovno učinkovit način.
Čeprav lahko specifikacija osebe poenostavi postopek najema za podjetje, ima še vedno svoje pomanjkljivosti. Če se ne ustvari učinkovito, lahko ta vrsta specifikacije iz več razlogov trpi pravne posledice. Terminologija, navedena v specifikacijah oseb, nikoli ne more razkriti pristranskosti, ki ne veljajo za delovno mesto. S tem bi lahko specifikacije obravnavali kot diskriminatorne.
Vsakič, ko delodajalec izdela specifikacije oseb za delovna mesta, se mora držati več smernic. Delodajalec nikoli ne bi smel vključiti nobenih zahtev ali specifikacij, ki ne veljajo za delovno mesto, ki se zapolni. Prav tako se nikoli ne sme vključiti nobeno merilo, ki ga je mogoče nepristransko ali nevtralno oceniti. Da bi zaposlili najprimernejšo možno osebo, se je treba izogibati pretiravanju delovnih dolžnosti in zahtev. Delodajalec mora navesti tudi razloge, zakaj je vsaka zahteva vključena. Osebno specifikacijo je treba tudi redno posodabljati in pregledovati, da se zagotovi njena veljavnost.
SmartAsset.