Specifikacija delovnega mesta omogoča delodajalcu, da opiše najboljšega kandidata za delovno mesto, ne da bi opisal določeno osebo. To se doseže s sporočanjem želenih lastnosti kvalificiranega kandidata, kot so potrebne spretnosti in izobrazba. Bolj zapleten kot je položaj, daljša je verjetnost, da bo specifikacija. Z razvojem teh orodij za razpoložljiva delovna mesta lahko delodajalci prihranijo svoj čas in čas potencialnih kandidatov.
Nekateri ljudje zmotno verjamejo, da sta opis delovnega mesta in specifikacija dela enaka. Pomembno je razumeti, da se ne le razlikujejo, ampak so zasnovane za različne namene. Opis delovnega mesta je sestavljen tako, da opisuje naloge in dolžnosti, ki jih mora opravljati oseba na določenem delovnem mestu. Specifikacija delovnega mesta je zasnovana tako, da opiše vrsto osebe, ki je usposobljena za to delovno mesto.
Obstaja več kategorij informacij, ki se v specifikaciji delovnega mesta štejejo za standardne. Kategorije so pogosto prikazane z velikimi ali krepkimi črkami. Nato so spodaj navedene posebne zahteve, običajno z zaporednimi točkami. Vse specifikacije delovnih mest morda niso urejene v istem vrstnem redu ali obliki.
Izobrazbene zahteve so ena najpogostejših sestavin specifikacije. Ta razdelek na splošno sporoča zahtevano raven izobrazbe, kot je izredna diploma ali magisterij, in sprejemljive smeri, kot sta novinarstvo ali kemijski inženiring. Če so potrebne posebne licence in potrdila, so tudi ti običajno vključeni v ta razdelek.
Oddelek, namenjen izkušnjam, običajno zahteva, da ima posameznik določen čas delovno zgodovino na določenem področju. Prav tako lahko opiše posebne naloge, ki bi jih morala oseba opravljati, kot je neposreden nadzor članov osebja ali triletno ravnanje z nevarnimi snovmi. Spretnosti, znanja in sposobnosti so trije razdelki, ki jih je mogoče združiti ali našteti ločeno. Ti razdelki povejo, kaj mora prosilec vedeti in kaj bi moral biti sposoben narediti.
Delodajalci so pogosto preplavljeni s prijavami, ko imajo na voljo delovna mesta. Intervju je lahko dolgotrajen proces. Specifikacija delovnega mesta je lahko orodje, ki drastično zmanjša čas, ki ga delodajalec porabi za pregledovanje vlog in opravljanje razgovorov z nekvalificiranimi posamezniki. Ker se veliko ljudi ne bo odločilo zaprositi za delovna mesta, za katera vedo, da imajo malo možnosti, da bi jih dobili, lahko posameznikom pomaga tudi specifikacija zaposlitve. Z njim lahko primerjajo, kar imajo v ponudbi, s tem, kar se zahteva.
SmartAsset.