Slikanje dokumentov je danes bistveni element poslovanja. Slikanje dokumentov kot sredstvo za ustvarjanje elektronskih kopij pomembnih dokumentov, diagramov in slik pomaga zagotoviti, da je poslovno dokumentacijo mogoče varno shraniti in arhivirati. Tu so osnove, povezane s slikanjem dokumentov, vključno s shranjevanjem in distribucijo shranjenih slik.
Slikanje papirnih dokumentov je zelo preprosto. Vse, kar je resnično potrebno, je kvaliteten optični bralnik, kabel USB za povezavo skenerja z računalnikom in nato programska oprema za skeniranje, ki bo omogočila poimenovanje in shranjevanje shranjene slike. Medtem ko so bili skenerji dokumentov včasih nekoliko dragi, so danes na voljo enote dobre kakovosti po zelo ugodnih cenah. To omogoča slikanje dokumentov tako za podjetja kot doma.
Ko je programska oprema naložena na trdi disk in sistem prepozna optični bralnik, preprosto položite dokument z licem navzdol na zaslon optičnega bralnika in pritisnite tipko za zagon, da začnete skeniranje. Skener, ki deluje na podoben način kot kopirni stroj, ustvari sliko dokumenta, ki deluje od enega konca do drugega. Ko bo stran dokončana, bo mogoče s programsko opremo poimenovati skenirani dokument in ga nato shraniti na trdi disk računalnika. Alternativno lahko skenirani dokument naložite na CDR ali naložite na strežnik za shranjevanje in iskanje.
Prednosti skeniranja dokumentov so številne. Prvič, ustvarjanje elektronske kopije dragocenih dokumentov zagotavlja, da ga je mogoče tudi v primeru izgube izvirnika ponovno ustvariti s tiskanjem elektronske kopije. Drugič, dragocene arhive iz preteklih let je mogoče zajeti in ohraniti, saj slikanje dokumenta ustvari kopijo, ki ne bo zbledela, porumenela s starostjo ali sčasoma postala krhka. Nazadnje, slikanje dokumentov omogoča zelo enostavno skupno rabo kopij papirnatih dokumentov z oddaljenimi lokacijami.
Na primer, če je prodajni sodelavec izven države in mora videti kopijo pogodbe s stranko, ni treba obračunavati stroškov, povezanih z izdelavo papirne kopije in pošiljanjem po pošti s kurirsko službo. Namesto tega lahko skenirani dokument preprosto pošljete po e-pošti ali ga postavite v omrežje, do katerega ima sodelavec dostop. Kar je včasih trajalo dneve, zdaj s slikanjem dokumentov potrebujete le nekaj minut.
Slikanje dokumentov je spremenilo način, kako mnoga podjetja shranjujejo pomembne dokumente, in olajšala pridobivanje podatkov, ko je to potrebno. Ne glede na to, ali so dokumenti sestavljeni iz slik, pogodb ali shem zgradb, so slike pomembnih dokumentov ohranjene in na voljo, kadar koli so potrebne.