Skupna raba zaslona, znana tudi kot skupna raba namizja, je možnost, da drugim v varni povezavi omogočite ogled trenutne vsebine namizja računalnika. Dostop do oddaljenega namizja te posebne vrste je pogosto koristen v aplikacijah za spletne konference, saj omogoča moderatorju ali vodji konference, da drugim udeležencem omogoči ogled dokumenta ali predstavitve, ki jo vodja trenutno prikazuje na svojem namizju. Skupna raba zaslona omogoča prikaz namizja in izvajanje tako imenovanega vodenega spletnega ogleda, kar drugim ljudem omogoča, da opazujejo, kako moderator konference brska po različnih spletnih mestih ali celo prikazuje funkcionalnost iskalnika.
Skupna raba zaslona se nekoliko razlikuje od drugih oblik skupne rabe aplikacij, saj udeležencem običajno ni treba prenesti ali predpomniti nobenih datotek pred začetkom spletne konference. Običajno sta za udeležbo na spletni konferenci potrebna samo internetna povezava in poverilnice za prijavo. Glede na uporabljeno konferenčno platformo lahko obstajajo nekatere omejitve pri različicah različnih združljivih brskalnikov. To pomeni, da bodo morda morali udeleženci nadgraditi na novejšo različico določenega brskalnika, da bi lahko sodelovali v delu sestanka s skupno rabo zaslona.
Ena od prednosti skupne rabe zaslona je, da gostitelju ali moderatorju ni treba posredovati datotek ali navodil za prenos predstavitev pred sestankom. Gostitelji lahko delajo na vsebini predstavitve vse do začetka konference, kar olajša upravljanje morebitnih izboljšav v zadnjem trenutku, ki pridejo na misel. To je lahko še posebej pomembno, če je tema spletne konference nekakšna razvojna situacija, s katero se sooča podjetje, ali če informacije, pomembne za sestanek, ne pridejo do gostitelja do zadnje minute.
Medtem ko je skupna raba zaslona izjemno koristno orodje za spletne konference, je pomembno zapomniti, da lahko med sestankom udeleženci vidijo vse, kar je prikazano na namizju gostitelja. Medtem ko nekatera orodja za skupno rabo zaslona vključujejo funkcijo, ki omogoča blokiranje ogledov vseh delov namizja razen enega, večina modelov omogoča udeležencem, da vidijo celotno namizje, tako kot gostitelj vidi območje prikaza. Zaradi tega je zelo pomembno, da gostitelj ali vodja zapre e-poštne predale in vse druge datoteke, ki niso pomembne za temo sestanka. S tem se zmanjša možnost, da bi po nesreči prikazali nekaj, kar ni primerno za sestanek, in morda osramotili vodjo ali katerega koli od udeležencev.