Skupna raba aplikacij je poslovno orodje, ki omogoča posameznikom, ki se nahajajo na več različnih mestih, sočasno sodelovanje pri enem samem dokumentu. Skupna raba oddaljenega dostopa te vrste običajno vključuje uporabo neke vrste spletnega konferenčnega orodja, ki enemu posamezniku omogoča popoln nadzor nad sejo, vendar z možnostjo dodelitve privilegijev vsakemu udeležencu za delo na zadevnem dokumentu. Glede na vrsto uporabljene platforme bodo morda morali vsi udeleženci konference prenesti neko vrsto programske opreme za sodelovanje, da bodo lahko sodelovali. Pogosteje se funkcija skupne rabe aplikacij upravlja s programsko opremo, ki se nahaja na strežniku ponudnika, pri čemer se dokument in spremembe, narejene med sestankom, shranijo na trdi disk posameznika, ki služi kot moderator sestanka.
Ena od glavnih prednosti skupne rabe aplikacij je, da ni treba zbirati ključnih posameznikov z več različnih lokacij na enem mestu, da bi delali na skupnem dokumentu. To pomeni, da če je treba, da prodajalci ali drugi v podjetju sodelujejo pri pripravi predloga za bodočo stranko, uvedba spletne konference in uporaba orodja za skupno rabo aplikacij vsem olajšata prispevanje k ustvarjanju dokument hkrati. Moderator konference vsakemu udeležencu omogoča dostop do dokumenta, kar olajša nalaganje in vstavljanje fotografij, delov besedila ali celo urejanje obstoječega besedila. Vse spremembe in posodobitve se shranijo v izvirni dokument, ki se nahaja na trdem disku računalnika, ki ga uporablja moderator za dostop in začetek seje konference.
S tega vidika lahko skupna raba aplikacij prihrani veliko časa in denarja. Pri delu z dokumentom ni treba imeti potnih stroškov. Poleg tega ni izgubljenega časa, ko gre za ustvarjanje, izpopolnjevanje in končno dokončanje dokumenta. To je lahko še posebej pomembno, kadar je treba dokument pripraviti z zelo malo predhodnega obvestila, ko mora ta dokument pregledati, urediti in odobriti osebje, ki se nahaja na številnih različnih lokacijah.
Skupna raba aplikacij je izjemno enostavno orodje za uporabo. Običajno vsak, ki je delal s katero koli vrsto preglednic ali dokumentov za obdelavo besedil, ne bo imel težav s sodelovanjem v tej vrsti skupinskega sodelovanja. Poleg uporabe tega orodja med sejo spletne konference, ki se začne na platformi ponudnika, obstajajo tudi orodja za skupno rabo aplikacij, ki jih je mogoče naložiti v notranji sistem podjetja, kar omogoča vsem, ki imajo pravice dostopa do projekta, da sodelujejo, ne da bi morali zapustiti njihove posamezne delovne postaje.