Skrbnik plačilne liste je oseba, ki nadzoruje izdajo plačilne liste in vodenje plačilne evidence. Skrbniki plače imajo lahko različne kvalifikacije, odvisno od velikosti in narave podjetja. V malem podjetju lahko en računovodski strokovnjak obravnava vse računovodske potrebe, vključno z obračunom plač, plačili prodajalcev, obdelavo terjatev in drugimi vprašanji. V večjih podjetjih je lahko oddelek za plače, ki ga nadzoruje usposobljen račun z ekipo uslužbencev, v srednje velikih podjetjih pa ena oseba deluje kot skrbnik plačilne liste in se osredotoča izključno na plačilno listo.
Nekateri upravitelji plač imajo diplomo srednje šole in se učijo na delovnem mestu. Drugi so se udeležili programov usposabljanja in certificiranja, da bi pridobili nekaj osnovnih veščin poslovne administracije. Številne tehnične šole in visoke šole ponujajo tečaje, ki pripravljajo ljudi na kariero v administraciji plač. Več kvalifikacij lahko pomeni višje plačilo na začetku, vendar morda ni potrebno.
Upravitelj plačilne liste zbira in preverja podatke o časovnem merjenju in je odgovoren za izdajanje pravilnih in popolnih plač. V procesu ustvarjanja plač morajo skrbniki plač izvajati odtegljaje, vključno z davki, prostovoljnimi prispevki za programe prejemkov in zaplembami plač. Ti odtegljaji so dokumentirani na vsaki plači, tako da lahko zaposleni preveri, ali so pravilni.
Skrbniki plače vodijo tudi evidenco o starih podatkih o plačilnih listih. To bo uporabljeno za generiranje davčnih dokumentov ob koncu leta, pa tudi za zagotavljanje referenc v primeru spora glede plače. Zaposleni morda ne bodo takoj opazili težav, kot je plačilo po napačni stopnji, in morda je mogoče, da zaposleni oporeka večmesečnemu zaostanku, zaradi česar je ključnega pomena vzdrževanje dobro urejenih evidenc, tako da je mogoče informacije hitro pridobiti in preveriti.
To delo običajno zahteva računalniško znanje. Večina skrbnikov plač uporablja računalniške programe za ustvarjanje plačil in bo morda morala delati z računovodsko programsko opremo za vnos podatkov o plačilu. Običajno je tudi videti delovna mesta, ki uporabljajo računalniške sisteme za merjenje časa, skrbnik plačilne liste pa mora biti seznanjen s sistemom merjenja časa in njegovim delovanjem.
Plačilne stopnje za ljudi na teh položajih se razlikujejo. Več izkušenj ali usposabljanja ima nekdo, višja je lahko osnovna plača. Delo za velika podjetja lahko zagotovi dostop do ugodnosti, kot so zdravstveno zavarovanje in pokojninski načrti, ki lahko dodajo vrednost plači. Bodoči skrbnik plače bo morda želel uporabiti referenčna mesta za plače za primerjavo plač, ki jih ponujajo, z veljavno stopnjo v panogi in na območju.