Za podjetja, ki svojim zaposlenim ponujajo 401k varčevalni načrt za upokojitev, ima lahko skrbnik 401k ključno vlogo pri uspehu samega načrta. Osnovne naloge skrbnika 401k vključujejo izobraževanje in podporo zaposlenih, načrtovanje proračuna in upravljanje sredstev. Oseba, ki skrbi za upravljanje načrta, je lahko zaposleni v podjetju, predstavnik ponudnika 401k ali tretja oseba.
Skrbnik 401k je oseba, ki je neposredno odgovorna za zagotavljanje podpore za izobraževanje in načrtovanje vseh zaposlenih. To lahko vključuje izvajanje usposabljanj, ki poudarjajo različne prednosti načrta, ter pomoč pri ustvarjanju in distribuciji gradiva načrta in vpisnih obrazcev. Skrbnik 401k pogosto postane točna oseba med odprtim vpisom, ko novi zaposleni prvič vstopajo v načrt ali ko morajo obstoječi člani načrta spremeniti podrobnosti svojega trenutnega načrta. Upravitelj je zadolžen tudi za obveščanje o novih sprejetih zakonih in predpisih, ki lahko vplivajo na način vodenja načrta.
Stroške izvajanja samega načrta 401k lahko upravlja tudi skrbnik 401k. Oseba v tej vlogi bo pogosto imela neposredno besedo pri mnogih postavkah, ki vplivajo na operativne stroške načrta, vključno s ponujenimi ugodnostmi načrta, razpoložljivostjo določenih sredstev v načrtu in dodelitvijo različnih stroškov načrta zaposlenemu, načrt ali kombinacija obojega. Medtem ko lahko dodatne ugodnosti in nizki stroški za zaposlene dobro delujejo pri dvigu ravni udeležbe, zmanjšani zaslužki in povečani stroški zaposlenih pomagajo ohranjati cenovno dostopne stroške podjetja.
V zvezi z upravljanjem skladov skrbnik 401k sodeluje neposredno s ponudnikom načrta, da ugotovi, kateri od številnih razpoložljivih investicijskih skladov naj se ponudi zaposlenim. To igra pomembno vlogo pri prispevanju k stroškom načrtovanja in je tudi odločilni dejavnik pri stopnji zadovoljstva zaposlenih s svojimi ponudbami skladov. Čeprav lahko izbirate med številnimi investicijskimi skladi, ki ponujajo dosledno višje donose kot drugi, imajo ti isti skladi pogosto z njimi povezane višje naložbene stroške. Skrbnik 401k mora biti prepričan, da vključuje različne izbire skladov z nizkim tveganjem in nizkim donosom, predvsem za zaposlene, ki svoje prihranke raje vlagajo bolj previdno.
Načrt 401k ima lahko od enega do treh skrbnikov načrta. Srednja podjetja se bodo pogosto odločila, da to vlogo obdržijo v podjetju, in zaposlenim ponudijo neposreden dostop do storitev, ki jih zagotavlja skrbnik. Po drugi strani se večja podjetja pogosto obrnejo na podjetja tretjih oseb, da zagotovijo skrbnika načrta, s čimer se zmanjša odgovornost, ki jo ima podjetje v zvezi z načinom upravljanja načrta. Mala podjetja se navadno zanašajo na administrativne storitve, ki jih ponuja njihov ponudnik načrtov.