Bolj kot katero koli drugo blago sodobno podjetje poganjajo informacije. Začetek elektronsko ustvarjenih medijev je naše gospodarstvo spremenil v informacijsko gospodarstvo, pri čemer imajo največja podjetja vsebino, ki v nekaterih primerih znaša več terabajtov informacij. Če bi imelo današnje podjetje s seznama Fortune 500 vse svoje informacije v tiskani obliki, bi potrebovala vojsko uslužbencev datotek, da bi vse to spremljali.
Številne organizacije imajo tako interno kot zunanjo spletno prisotnost, obe pa lahko vsebujeta velike količine redno posodobljenih informacij. Upravljanje spletnih vsebin je pomemben podmnožica upravljanja vsebine in se nanaša na programe in opremo, ki se uporablja za upravljanje te spletne vsebine.
Sistemi za upravljanje vsebine so elektronski sistemi, ki jemljejo podatke in jih organizirajo tako, da jih je mogoče enostavno pridobivati, iskati in posodabljati ter deliti po celotni organizaciji. Osnovna sestavina je tehnologija baz podatkov, čeprav je CMS več kot baza podatkov; vključuje sofisticirano tehnologijo iskanja in večstopenjske mehanizme za shranjevanje, ki lahko zavrtijo vsebino v različne vrste pomnilnika, ki temelji na strojni opremi (CD-ROM, trak itd.), odvisno od tega, kako pogosto se do nje dostopa.
CMS, ker je namenjen upravljanju vseh vrst informacij, ne glede na obliko, mora nuditi tudi visoko raven interoperabilnosti dokumentov. To pomeni, da morajo biti vsi dokumenti, vključno z dokumenti za obdelavo besedila, preglednicami, bazami podatkov, datotekami .PDF in vsemi drugimi vrstami datotek, kategorizirani in navzkrižni, tako da bodo pri iskanju na voljo vse pomembne informacije, ne glede na izvora ali formata. Poleg tega je interoperabilnost med sistemi za upravljanje vsebine postala bistvena, tako da lahko več organizacij in vladnih agencij deli informacije, kadar je to potrebno, tudi če uporabljajo različne sisteme.
Medtem ko je izmenjava informacij v današnji informacijski ekonomiji postala zelo pomembna, mora sistem za upravljanje vsebin upoštevati tudi avtorizacijo in zagotoviti možnost, da lahko skrbnik določi, kateri prejemniki lahko dobijo dostop do katere vsebine. Pravice za dostop do dokumentov bi morale biti nastavljene na raven posameznega uporabnika.
Drugi pomembni elementi sistema za upravljanje vsebin vključujejo možnost enostavnega samodejnega zajema velikih količin dokumentov, možnost ponovne uporabe dokumentov in njihovo ponovno sestavljanje v nove dokumente ter možnost ustvarjanja delovnega toka, ki odraža odvisnost enega dokumenta od drugega. Nazadnje, številni sistemi za upravljanje vsebine vključujejo funkcije sodelovanja, ki omogočajo več delavcem na ločenih lokacijah, da sodelujejo pri ustvarjanju ali urejanju dokumentov ter upravljajo spremembe in revizije dokumentov. Sodelujoči vidik CMS bo tudi poskrbel, da bo vsaka informacija, povezana z določenim projektom, sinhronizirana in pravočasno posredovana vsakemu članu projektne skupine.