Sistem za upravljanje informacij je širok sistem, ki vključuje velike količine informacij v celotni organizaciji. Podatkovni elementi se vnesejo v različne sisteme v celotni organizaciji. Upravljanje informacij je odgovorno za združevanje vseh teh podatkovnih elementov v koheziven sistem. Odvisno od velikosti organizacije lahko ta sistem prečka številne platforme in programske aplikacije ali pa so vsi nameščeni v istem računalniku.
Organizacije dnevno zbirajo ogromne količine podatkov. Za dostop in uporabo vseh teh informacij organizacija potrebuje dobro načrtovan in voden informacijski sistem. Vir ali oblika podatkov nista pomembna. Vsi podatki morajo vstopiti v sistem, da jih lahko organizacija uporablja.
S podatki je treba upravljati skozi celoten življenjski cikel. Papirni dokumenti, datoteke elektronskih dokumentov, avdio, video in podatki, specifični za aplikacijo, morajo biti pravilno zajeti in shranjeni. Zakoni in predpisi postavljajo zahteve glede tega, kako naj organizacija shranjuje, uporablja in arhivira podatke. Ti zakoni in predpisi se razlikujejo glede na vrsto zbranih informacij.
Posamezniki z izkušnjami v različnih disciplinah sodelujejo pri razvoju sistema za upravljanje informacij. Poslovni analitiki in odvetniki si prizadevajo opredeliti poslovne in pravne zahteve dane poslovne potrebe. Te informacije se nato posredujejo strokovnjakom za baze podatkov in informacijskim strokovnjakom, da določijo, kako naj bodo podatki shranjeni v sistemu. Navsezadnje si programerji in drugi tehnični strokovnjaki prizadevajo za razvoj programske opreme, ki se uporablja za shranjevanje teh informacij.
Vsako poslovno in podatkovno potrebo organizacije je treba obravnavati v neki obliki sistema za upravljanje informacij. Mnogi od teh sistemov so razviti znotraj organizacije zaradi edinstvenih potreb takšne organizacije. Komercialne programske aplikacije lahko licencira organizacija za izpolnjevanje številnih potreb po upravljanju podatkov; vendar je treba te ločene sisteme integrirati, da lahko komunicirajo med seboj. Ta postopek integracije se lahko zaključi znotraj organizacije ali zunanji svetovalci.
Sistem za upravljanje informacij v sebi hrani različne podatke. Ti podatki se lahko zbirajo z vnosom podatkov s tipkovnice, zbiranjem spletnih portalov ali celo z mobilnimi telefoni. Na splošno obstajajo določene oznake na teh podatkovnih elementih, ki omogočajo organizaciji, da pridobi informacije po sistemu za eno določeno poizvedbo. Ta sposobnost je sama po sebi pomembna za uspeh sistema. Če sistem takega poizvedovanja ne omogoča, ne gre za sistem za upravljanje informacij, temveč za zbirko programskih aplikacij.