Vsak dan nastajajo novi predmeti, ki poskušajo izboljšati delovanje delovnega mesta. Sistem za sledenje prosilcem, imenovan tudi programska aplikacija prosilca, je še ena postavka na tem seznamu. Skrajšano ATS, tak sistem zagotavlja možnost zbiranja velike količine informacij na enem mestu za potrebe po zaposlovanju podjetij in druge funkcije. Sistem sledenja prosilcem po meri lahko pripomore k enostavnejšemu in manj zamudnemu upravljanju človeških virov. Ker je čas v poslu denar, bi se tak sistem verjetno v kratkem času odplačal.
Obstajajo različne možnosti za mala, srednja in velika podjetja ter za različne vrste podjetij. Velik del posla zaposlovanja je mogoče opraviti prek računalnika s sistemom za sledenje prosilcem namesto preko gora papirologije. Ena priročna funkcija je možnost pošiljanja posebnih presejalnih vprašanj vlagatelju na podlagi položaja, za katerega se prijavlja. S tem, da so vprašanja – in odgovori – na temo in na minimum, z uporabo samo specifičnih, potrebnih informacij na kandidata, lahko uradnik za zaposlovanje prihrani veliko časa.
Sistem za sledenje prosilcem je uporaben ne le za zbiranje življenjepisov ali prijav, temveč tudi za njihovo organizacijo po vnaprej določenih merilih. Kartoteka, napolnjena z življenjepisi, je običajno urejena po abecedi, da je sistem preprost. ATS ponuja veliko večjo prilagodljivost. Če ima podjetje raje dvojezičnega kandidata ali kandidata s kakšno drugo posebno spretnostjo, tudi če ta spretnost ni nujno zahteva, se lahko podjetje odloči za razvrščanje življenjepisov na način, ki daje prednost tistim s posebnimi znanji.
Drugim podatkom je mogoče slediti tudi s sistemom za sledenje prosilcem. ATS je na splošno veliko bolj prijazen do iskanja kot tipičen sistem arhiviranja. Ker prostor ni problem, kot bi bil pri uporabi papirnatih datotek, je mogoče shraniti veliko več informacij za daljša časovna obdobja. To omogoča tudi enostavnejše ocenjevanje uspešnosti in ustvarja lažji sistem za promocijo od znotraj.
Druga možnost je uporaba sistema za sledenje prosilcem za sledenje potencialnim strankam ali virom, prek katerih lahko podjetja najdejo ustrezne prijavitelje. Tehniške šole na določenem področju lahko objavijo seznam prihajajočih diplomantov, ki bi lahko postal ploden vir novih kadrov za podjetje na tem področju. Zaposlitvene deske ali tiste, ki objavljajo življenjepise, so lahko tudi dobre potencialne stranke, ki jim je mogoče slediti z ATS. Nekateri sistemi bodo omogočali tudi množično objavljanje na takšnih tablah, pri čemer bodo navedli priložnosti in zahteve podjetja za iskalce zaposlitve.