Sistem upravljanja vzdrževanja je sistem, ki podjetjem pomaga upravljati sredstva in opremo, tako da lahko operacije potekajo nemoteno in produktivno. Najpogostejša in najprimernejša vrsta sistema v zadnjih letih je računalniški sistem upravljanja vzdrževanja (CMMS), ki uporablja posebej zasnovano programsko opremo za obdelavo evidenc. Program mora slediti zadevam, ki so pomembne za podjetje, da bodo pomembne naloge opravljene.
Računalniški sistemi za upravljanje vzdrževanja imajo pogosto prednost pred sistemi papirologije, ker so ponavadi hitrejši in omogočajo učinkovitejšo uporabo delovne sile. Manj časa porabimo za izdelavo ročno napisanih zapisov za dokumentiranje in sledenje opravil. Nekatere najpogostejše funkcije CMMS so vodenje seznama sredstev, nadzor inventarja, sledenje načrtovanim in nenačrtovanim vzdrževanjem ter zagotavljanje, da se upoštevajo varnostni protokoli.
Programska oprema, ki se uporablja za upravljanje računalniškega sistema za upravljanje vzdrževanja, lahko predstavlja znatne stroške. Vodje podjetij lahko ocenijo, ali je to dobra naložba, tako da predvidevajo, ali bo sistem podaljšal življenjsko dobo sredstev, zmanjšal obratovalne stroške in omogočil hitrejši dostop do poročil, povezanih z vzdrževanjem. Bolnišnice na primer pogosto uporabljajo CMMS, ker lahko okvara osnovne opreme povzroči življenje ali smrt pacientov. CMMS je koristen tudi za proizvodna podjetja, ki upravljajo z veliko opremo.
Za vzpostavitev urnika vzdrževanja z računalniško podprtim sistemom upravljanja vzdrževanja mora podjetje najprej vnesti evidenco svojih sredstev. To vključuje informacije o sredstvu, kot so njegovo ime in serijska številka, kdaj in kje je bilo kupljeno ter oddelek, kjer se nahaja. Preventivno vzdrževanje lahko vključuje ne le urnik vzdrževanja opreme, temveč tudi razpoložljivost delovne ekipe. Po potrebi lahko CMMS navede tudi vrsto vzdrževanja, ki je potrebno za opremo.
Računalniško podprt sistem za upravljanje vzdrževanja se lahko uporablja za upravljanje vrste podrobnosti v zvezi s tekočim vzdrževanjem in okvarami opreme. To vključuje stroške dela in nadur, zaostanke pri delu, čas, potreben za popravila, in izgubljeno produktivnost zaradi okvar opreme. Zapisovanje okvar opreme za snemanje lahko pomaga ugotoviti, ali je donosno še naprej popravljati opremo ali jo zamenjati.
Druga prednost CMMS je, da lahko nastavi protokol, ki ga zaposleni upoštevajo, ko se oprema pokvari. To lahko poveča učinkovitost, ker se vsakič sledi ista veriga poveljevanja. Za velika podjetja z veliko opreme se bodo obvestila verjetno izvajala prek računalniškega sistema. Proizvodni delavec lahko na primer obvesti ustrezen oddelek za vzdrževanje z vnosom informacij v računalnik, ki se nahaja na delovnem območju. Nadzornik vzdrževanja bi nato spremljal in nadzoroval vsa dela v zvezi z zahtevo za popravilo.
Preden se odločijo za računalniški sistem upravljanja vzdrževanja, bi morali poslovni vodje v podjetju oceniti, katere funkcije mora imeti programska oprema. Prav tako je koristno imeti seznam funkcij, ki bi jih bilo dobro imeti, in tistih, ki so nepotrebne. Na podlagi teh informacij se lahko CMMS oblikuje tako, da ustreza potrebam podjetja.