Sistem upravljanja procesov je metodologija, ki se običajno uporablja za načrtovanje, spremljanje in upravljanje poslovnega procesa. Izraz upravljanje procesov se uporablja za razlago vseh korakov za boljše razumevanje zahtev strank in za določitev stroškovno najučinkovitejšega načina za izpolnjevanje teh potreb. Pomembno je omeniti, da je sistem za upravljanje procesov lahko niz korakov in nalog ali sistem računalniške programske opreme. Ne glede na vrsto sistema obstaja vrsta posebnih nalog in korakov, ki jih je običajno treba izvesti.
Vsak sistem vodenja procesov običajno vključuje šest nalog, ki jih je treba izvesti po vrstnem redu. Prva naloga je definirati proces, razumeti potrebe naročnika, pa tudi tveganja in izzive za organizacijo pri izpolnjevanju teh potreb. Jasno opredeljen proces je običajno nujen, saj se bo skupina poslovnih analitikov med trajanjem projekta nenehno vračala k tej postavki.
Vizualizacija idealnega procesa je naslednja naloga. Ta proces zahteva jasno razumevanje procesa, industrijskih standardov, vladnih predpisov in vseh drugih pravil, ki urejajo poslovni proces. Poleg razumevanja zahtev tretjih oseb je treba upoštevati tudi trenutno strukturo organizacije in vse že vzpostavljene sisteme.
Meritve so najboljši način za razvoj izhodišča trenutnega poslovnega procesa in določanje, kako bo uporaba sistema za upravljanje procesov pomagala pri poslovnem poslovanju. Natančneje, dokumentirati je treba informacije o stopnji prometa, času obdelave, odzivnem času strank in morebitnih zamudah ali ozkih grlih. Te vrednosti se bodo sklicevale na implementacijo sistema upravljanja procesov in jih je treba uporabiti po uvedbi kakršnih koli sprememb za oceno uspešnosti procesa.
Notranji nadzor je potreben v vsakem procesu, trenutni nadzor pa je običajno treba dokumentirati. Pri uporabi sistema vodenja procesov je nujno v sistem vključiti razvoj in izvajanje notranjih kontrol. Te kontrole so potrebne za upravljanje dostopa, zagotavljanje revizijskih sledi in podporo organizaciji.
Pri implementaciji sistema vodenja procesov se razvijata dve vrsti poročil. Poročila o dejavnosti so zagotovljena na vsaki stopnji in se razdelijo deležnikom in lastnikom poslovnih procesov. Namen teh poročil je obveščati vse o statusu projekta in dokumentirati vse informacije, pridobljene v procesu. Druga vrsta poročila temelji na izvedenih transakcijah, ugotovljenih težavah, stopnjah prometa in drugih vrednostih, ki se običajno uporabljajo za merjenje uspešnosti.
SmartAsset.