Podjetje morda potrebuje velik vozni park, vendar ga je lahko težko vzdrževati. To je glavna funkcija sistema za upravljanje voznega parka, ki vzame vozila podjetja in jih organizira tako, da podjetju omogoči sledenje vozil, urnike vzdrževanja in druge osnovne potrebe voznega parka. Sistemi upravljanja voznega parka lahko zagotovijo tudi vozila za podjetje, če podjetje ne želi kupiti lastnih.
Najpomembnejši vidik sistema upravljanja voznega parka je sledenje vozil. Ti sistemi spremljajo dejansko lokacijo vozila, porabo goriva, povprečno hitrost in predviden čas prihoda (ETA). Vedo tudi, kateri zaposleni v podjetju ima vozilo, kdaj in včasih zakaj; zagotavljanje, da je vozilo na voljo, ko ga zaposleni potrebuje, je druga ključna funkcija. Te informacije zbere in analizira sistem upravljanja voznega parka, ki lahko nato predlaga, kako izboljšati učinkovitost ali ekonomičnost porabe goriva. Ta sistem lahko sledi tudi vozilu, če je ukradeno, lahko pa se uporablja tudi kot GPS za sledenje vozniku.
Sistemi upravljanja voznega parka so včasih odgovorni za načrtovanje in odobritev goriva za vozila, vzdrževanja in popravil na podlagi proračuna podjetja. Ta podjetja izdajo majhno kartico ali knjižico s seznamom načrtovanega vzdrževanja in odobrenih popravil. Običajno imajo ti sistemi za upravljanje voznega parka določen znesek v dolarjih za popravila, ki je vnaprej odobren in ne zahteva nobenega pooblastila. Sistem za upravljanje voznega parka lahko zaposlenim izda tudi kreditno kartico, ki jo uporabljajo za nakupe goriva pri odobrenih prodajalcih.
Sčasoma se vrednost vseh vozil zmanjša. Del odgovornosti sistema upravljanja voznega parka vključuje izračun te amortizacije med letom in določitev, kdaj je čas, da se to vozilo odstrani iz voznega parka. Sistemi za upravljanje voznega parka imajo pogosto povezave s proizvajalci avtomobilov za trgovanje z vozili v floti in dodajanje novih vozil voznemu parku po znižani stopnji; lahko ponudijo tudi financiranje vozil za podjetje.
V podjetjih, kjer je vožnja del vsakdanjega opravila, številni zaposleni dobijo povračilo za potovanje po ceni na miljo. Sistem upravljanja voznega parka postane odgovoren za sledenje te kilometrine. To odpravlja potrebo, da bi zaposleni skrbel, da bi mu podjetje zaradi zgrešenega vpisa v ladijski dnevnik skrajšalo kilometrino. To tudi spremlja prevožene kilometre na leto, da pomaga izračunati amortizacijo vozila.
Sistem za upravljanje voznega parka pogosto sledi tem vozilom prek posebnega računalnika, ki je nameščen v vozilu. Ta računalnik se prek satelitske komunikacije poveže z računalniki za upravljanje voznega parka in posreduje vse ustrezne informacije. Ustrezna uporaba informacij, posredovanih sistemu za upravljanje voznega parka, bo podjetju pomagala prihraniti denar in racionalizirati upravljanje svojega velikega voznega parka.