Sistem sestankov je tehnika, ki se uporablja, da sestanki, konference ali druga srečanja posameznikov potekajo bolj gladko, da se sprejmejo sporazumne odločitve ali kako drugače dosežejo cilj. Obstaja veliko različnih sistemov srečanj, ki so na voljo podjetjem, skupinam ali vladnim organom za učinkovito olajšanje srečanj. O uporabljenem sistemu sestankov pogosto odloča vodstvo podjetja ali pa se o njem dogovori z večino glasov znotraj skupine. Sistem je lahko strukturiran ali nestrukturiran in ga pogosto zavezujejo določena pravila in časovne omejitve.
»Robertov red« je običajen sistem srečanj, ki ga uporabljajo številna podjetja in parlamentarna telesa. Sistem je bil razvit v začetku 20. stoletja in uporablja vrsto pravil za vodenje sestanka. Sestanki, ki potekajo po Robertovih pravilih reda, imajo pogosto predsednika ali predsednika, ki nadzira dogodke. Pravila določajo, kdo lahko govori, koliko časa ta oseba lahko govori, kako se glasuje o točkah in vrstni red dogodkov na sestanku. Sistem se lahko spremeni tako, da ustreza potrebam podjetja, ali pa ga spremeni državni subjekt, ki ga uporablja. Prednost te vrste sistema je v tem, da pogosto preprečuje, da bi dolge razprave monopolizirale čas na sestankih, in zagotavlja urejen proces za uresničevanje ciljev. Pomanjkljivost je, da so pravila zapletena in dolgotrajna, zato mnogi zaposleni morda ne poznajo celotnega sistema.
Odprti prostor je sistem srečanj, ki je veliko manj strukturiran in ga podjetje pogosto uporablja na konferenci, umiku ali celo na tedenskem sestanku osebja. Po tem sistemu je udeležencem na začetku na voljo cilj ali več ciljev. Udeleženci se nato razdelijo v skupine in s kreativnimi procesi poskušajo doseči cilj med potekom dogodka. Sistem srečanj v odprtem prostoru je učinkovit pri vključevanju večine zaposlenih ali udeležencev v proces, vendar pomanjkanje strukture v tem sistemu morda ni primerno za vsako podjetje.
Podjetja, ki imajo zaposlene na več geografskih lokacijah, lahko pogosto uporabljajo spletni sistem srečanj. Spletna mesta ali programi omogočajo osebi, da gosti sestanek prek interneta. Ti programi imajo pogosto sistem glasovanja, ki ga je mogoče uporabiti za odločanje o vprašanjih in udeležencem omogočajo sodelovanje prek internetnega klepeta ali glasovne tehnologije. Gostitelj lahko uporablja ta sistem srečanja za utišanje telefonskih klicev udeležencev in odloča o vrstnem redu dogodkov in kdo lahko govori kdaj. Ti sistemi uporabnikom pogosto omogočajo ustvarjanje PowerPointovih predstavitev, prikazovanje videoposnetkov in uporabo tehnologije skupne rabe zaslona za namene usposabljanja in doseganje drugih ciljev srečanj.
SmartAsset.