Sistem popisa sredstev je orodje, ki se uporablja za pomoč podjetju pri spremljanju sredstev, tako da pomaga podjetju pri evidentiranju njegovih sredstev in spremljanju, kam gre sredstva. Na splošno sredstva, ki jih spremlja ta vrsta sistema, vključujejo fizična sredstva ter intelektualne in tehnološke lastnosti, vendar se ta tip sistema lahko uporablja tudi za sledenje kapitalskih sredstev, najbolj znanih kot denar. Sistem popisa sredstev se najpogosteje uporablja na področju upravljanja zalog oziroma sledenja premoženju. Najpogosteje se uporablja v trgovinah, ki prodajajo fizične izdelke.
Čeprav lahko nekatera podjetja uporabljajo tehnike sistema za inventarizacijo sredstev, ki niso programske opreme, so sistemi inventure sredstev običajno programski programi. Vrste opreme, ki ji sledijo sistemi za popis sredstev, lahko vključujejo stroje podjetja, vozila in nepremičnine, lahko pa vključujejo tudi patente, programsko opremo in vse informacije, ki so dragocene za podjetje. Spremljanje teh sredstev z uporabo te vrste sistema lahko zagotovi, da ima podjetje dovolj pri roki, ne da bi pri tem nastalo dodatne stroške, da bi jih imeli pri roki, da ne bi zmanjkalo. Namesto tega bo ta vrsta sistema, če se pravilno uporablja, lastniku podjetja, ki spremlja sredstva, natančno povedala, koliko vrst sredstev je na voljo za uporabo.
Sistem popisa sredstev je del večjega sistema, zasnovanega za sledenje in zaščito sredstev v podjetju, in se pogosto uporablja kot del preprečevanja izgub. Brez sistema popisa sredstev podjetje ne bo vedelo, katera sredstva ima na voljo za uporabo. Pomanjkanje informacij o premoženju, ki ga ima podjetje v lasti, lahko brezvestnim zaposlenim olajša prevzem ali nedovoljeno uporabo sredstev, ki pripadajo podjetju. Ta vrsta sistema lahko podjetju pomaga tudi pri sledenju, kateri od njegovih zaposlenih je uporabljal sredstva podjetja in kdaj, tako da je mogoče škodo ali zlorabo zanesljivo izslediti nazaj do krivca.
Vrste sistemov popisa sredstev lahko vključujejo sisteme popisa osnovnih sredstev, sisteme inventarja informacijskih storitev in sisteme za upravljanje zalog. Poleg spremljanja sredstev, ki jih ima podjetje, lahko sistemi inventarja sredstev podjetju dajo informacije o tem, kako in kdaj se sredstva uporabljajo v podjetju. To je lahko koristno, če podjetje skrbi za prodajo izdelka, ker lahko podjetju da informacije o tem, kaj prodaja in kdaj bo verjetno prodano.
Programska oprema sistema za inventarizacijo sredstev lahko v veliki meri olajša težaven postopek popisovanja premoženja podjetja. Večina programske opreme te vrste omogoča lastniku podjetja, da se prijavi in spremlja razpoložljivost sredstev. Včasih sistem popisa sredstev vključuje sredstva za lažje beleženje sredstev v sistem, kot je skeniranje črtne kode in številčni vnos. Programska oprema za sistem zaloge maloprodajnih sredstev se lahko integrira tudi s prodajnim sistemom trgovine, da zagotovi posodobljene informacije o razpoložljivih proizvodnih sredstvih v podjetju.