Sistem javnih naročil je običajno računalniško podprt sistem, ki je zasnovan za upravljanje postopka javnih naročil. Nabava je izraz, ki se uporablja za opis nabavne dejavnosti za podjetje ali organizacijo. Obstajata dve glavni vrsti sistemov javnega naročanja: elektronska javna naročila in standardna javna naročila. Obe vrsti sistemov sta široko dostopni in sta pogosto vključeni v programski izdelek za načrtovanje virov podjetja (ERP) ali računovodski program.
Čeprav se ponujena funkcionalnost razlikuje glede na programsko opremo, tipično orodje za javna naročila vključuje naročilnice, naročilnice, prejemke blaga in obdelavo računov. Poleg teh osnovnih zahtev večina sistemov vključuje vrsto orodij za poročanje. Vgrajeni postopki odobritve, kontrole in orodja za upravljanje sredstev so običajno standardna pri večjih izdelkih.
Primarni koncept nabave je, da bo napredno načrtovanje, načrtovanje in skupinski nakup prineslo prihranke stroškov, učinkovitejše poslovanje in s tem večjo dobičkonosnost. Za upravljanje tega procesa se uporablja sistem nabave, ki zagotavlja čas obdelave računov, spremljanje celotne porabe po vrsti blaga, pa tudi finančne obveznosti in upravljanje denarnih tokov. Popolna implementacija sistema javnih naročil običajno povzroči pomembne spremembe obstoječega poslovnega procesa, saj bo sistem zahteval določene notranje kontrole in postopke.
Elektronski sistem javnih naročil je znan tudi kot e-javna naročila. Ta izraz se uporablja za opis programske opreme, ki kupcem omogoča dostop do katalogov dobavitelja prek interneta, kot tudi sprejemanje elektronskih računov. Kupci izberejo svoje materiale, navedejo račune, ki bodo zaračunani za nakup, in izdelajo naročilnico v računovodskem sistemu. Vse dejavnosti v zvezi z javnimi naročili se izvajajo v elektronskem sistemu, kar zmanjšuje papirologijo in povečuje učinkovitost.
Elektronska obdelava računov omogoča izbranim podjetjem, da dodatno poenostavijo pregledovanje in odobritev računov. Podatki se nato usmerijo skozi vrsto spletnih odobritev, preden se obdelajo za plačilo v računovodskem sistemu. Ta vrsta sistema javnih naročil je zelo priljubljena v velikih podjetjih, kjer so sklenjene pogodbe o javnih naročilih za upravljanje porabe. Za ta podjetja skrajšanje časa osebja za obdelavo računov zagotavlja odlično donosnost naložbe.
Standardni sistem nabave je v celoti integriran v računovodski programski paket, ki ga uporablja organizacija. Vsa nakupna dejavnost se spremlja in upravlja prek tega modula, kar podjetju omogoča nadzor nad porabo in sledenje priložnosti za večje prihranke. Poročila, analize in notranje kontrole so vgrajeni v to vrsto programske opreme in so zasnovani na podlagi najboljših praks. Izvajanje sistema javnih naročil je eden najlažjih načinov za izboljšanje operativne učinkovitosti.
SmartAsset.