Ocenjuje se, da ima lahko veliko uporabnikov računalnikov, zlasti v velikih organizacijah, od 10 do 20 ID-jev uporabnikov. Vsak od njih zahteva svoje geslo. Zato je zapomnitev vseh teh uporabniških ID-jev in gesel lahko zastrašujoča. Sinhronizacija gesel je način, da uporabniku računalnika nekoliko olajšamo življenje s sinhronizacijo gesel, tako da se vsa ujemajo v več sistemih.
Prednosti sinhronizacije gesla so jasne. Tisti, ki to počnejo, si lažje zapomnijo svoja gesla. Čeprav nekateri pravijo, da bi enotno geslo za uporabnika lahko zmanjšalo varnost, lahko sinhronizacija gesel dejansko pomaga izboljšati varnost, ker bo manj razlogov, da bi uporabniki zapisali gesla.
Čeprav je mogoče ročno doseči sinhronizacijo gesla, obstajajo programske aplikacije, ki so bile razvite za avtomatizacijo postopka. Programska oprema običajno deluje na enega od dveh načinov, s preglednim postopkom ali s spletnim postopkom. Pregleden postopek sinhronizacije gesla začne delovati, ko se v eni aplikaciji zgodi sprememba gesla. Nato gre in spremeni vsa druga gesla, za katera je nastavljena. V spletnem postopku uporabnik spreminja gesla na internetu.
Poenostavljen postopek lahko prihrani tudi denar. Če mora uporabnik individualno spremeniti do 20 gesel, lahko to traja ogromno časa. Sistemi pogosto zahtevajo, da uporabniki redno spreminjajo svoja gesla, da bi zmanjšali tveganje nepooblaščenega dostopa. Ko pa se sinhronizacija gesla zgodi naenkrat, se lahko uporabniki veliko hitreje vrnejo k svojemu prvotnemu namenu. To lahko podjetju pomaga povečati produktivnost.
Poleg sinhronizacije gesla lahko programska oprema pomaga skrbnikom tudi na druge načine. Programska oprema lahko zazna, kdaj se pojavi zahteva po spremembi gesla, in uporabniku pošlje opomnik po e-pošti. To lahko uporabniku omogoči, da opravi to administrativno dolžnost v času, ko morda ni tako zaposlen, kar uporabniku zagotavlja malo prilagodljivosti.
Poleg tega lahko uporabniki uporabljajo sistem za sinhronizacijo gesel za spreminjanje vseh svojih gesel naenkrat, vendar lahko pride do situacije, ko mora uporabnik vzdrževati ločeno geslo ali ne enako kot druga. To lahko upošteva tudi programska oprema za sinhronizacijo gesel, ki uporabnikom omogoča spreminjanje samo želenih gesel.