V večini velikih organizacij je oddelek za nabavo odgovoren za ustvarjanje in vzdrževanje seznama prednostnih ponudnikov. Ta seznam je na voljo oddelkom in uradnikom za nabavo za pomoč pri vidiku oddaje naročil pri nabavi ali nabavi. Glavni namen tega seznama je pomagati kupcem pri izbiri dobaviteljev, ki so opravili temeljit postopek pregleda.
Postopek, potreben za dodajanje prodajalca na seznam prednostnih ponudnikov, se razlikuje glede na organizacijo. Običajno sta zahtevani čas in vrsta pregleda določena z vrednostjo blaga v dolarju. Večina podjetij ima seznam blaga, ki ga morajo redno kupovati. Namesto da bi izdali zahtevo za predlog (RFP) in izbrali enega prodajalca, osebju zagotovijo seznam prednostnih ponudnikov.
Med tem postopkom pregleda je minimalno opredeljeno pravno ime in naslov prodajalca, skupaj z davčnimi številkami, blagom, ki ga ponuja, ali storitvami. Mnoga podjetja uporabljajo bonitetne storitve, kot sta Dunn in Bradstreet ali panožno specifična ocenjevalna podjetja, da potrdijo legitimnost podjetja in ugotovijo, ali obstajajo kakšne znane težave s podjetjem.
V večini podjetij se opravi temeljit pregled prodajalca, preden se doda na seznam prednostnih prodajalcev. Prvi korak v tem postopku je predložitev izpolnjenega obrazca zahteve s strani prodajalca. Zahtevane informacije lahko vključujejo kopijo finančnega izkaza, količino proizvedenega materiala, vire delov, sindikalne povezave in seznam vodilnih delavcev podjetja.
Te informacije pregleda osebje za javna naročila, ki je odgovorno za zagotovitev njihove točnosti. Poleg tega zbiranja informacij mnoga podjetja zahtevajo inšpekcijski pregled na kraju samem. Med tem postopkom član oddelka za nabavo opravi podroben ogled objektov, se sreča z osebjem in pregleda postopke zagotavljanja kakovosti.
Ni nenavadno, da podjetja vsaka tri do pet let ponovno ovrednotijo seznam prednostnih prodajalcev. Namen inšpekcijskega pregleda je pregled morebitnih sprememb postopkov, dobaviteljev in drugih pomembnih informacij. Če se kakovost izdelka podjetja zmanjša, ga je mogoče odstraniti s seznama.
Za upravljanje in spremljanje uspešnosti prodajalcev je odgovorno osebje v nabavi. Poročila o nabavni dejavnosti, računih, izdajah in pošiljkah se pogosto zbirajo četrtletno in pregledujejo. Nenehna predanost upravljanju prodajalcev velja za najboljšo prakso v nabavni organizaciji.
SmartAsset.