Revizijo tiska običajno izvajajo velike organizacije v pričakovanju zahteve za tiskanje za ponudbo ali podaljšanje pogodbe. Glavni namen revizije tiskanja je zbiranje meritev trenutne uporabe tiskalnika, različnih načinov dostopa do virov tiskanja in določitev skupnih operativnih stroškov, povezanih s tiskarskimi dejavnostmi. Izraz revizija je običajno povezan s podrobnim finančnim pregledom. Vendar pa je glavni namen vsake revizije, da nepristranski strokovnjaki zberejo informacije in zagotovijo uradno poročilo za pomoč pri odločanju na ravni izvršne oblasti.
Obseg revizije tiska mora biti jasno opredeljen na začetku postopka, da se zagotovi izvedljiv odziv. Definicija funkcije tiskanja ali povezanega opravila je ključnega pomena, saj lahko predpostavke povzročijo napačne zaključke. Na primer, revizija tiskanja lahko vključuje fotokopije, elektronsko skeniranje dokumentov in tiskalna opravila ali kombinacijo teh možnosti. V drugih podjetjih ali panogah lahko tiskanje vključuje vse zunanje dobavitelje tiskanja ali pogodbe za predmete, kot so brošure, brošure in sorodni predmeti.
Prvi korak pri vsaki presoji tiskanja je zbiranje meritev uporabe. Vsi tiskalniki imajo števec kopij, digitalne enote pa te podatke shranjujejo v elektronski obliki. Nekateri tiskalniki so znani kot večnamenske enote in imajo možnost tiskanja, skeniranja in fotokopiranja. Meritve za vsako od teh nalog so shranjene ločeno. Enote, ki imajo tako barvne kot črno-bele možnosti, prav tako ločujejo ti dve nalogi za večjo natančnost.
Celovita presoja tiska mora vključevati informacije o tem, kako se dostopa do virov za tiskanje. V isti organizaciji je pogosto več procesov in to lahko temelji na vrstah storitev, do katerih dostopate. Sodobna pisarna ima na primer popolnoma omrežen tiskalnik, ki ga običajno uporablja skupina ljudi. Drugi objekti imajo lahko na vsaki delovni postaji posamezne tiskalnike. Velika tiskarska opravila ali posebne zahteve lahko pošljete izbranemu seznamu ponudnikov ali naključno izbranemu iz telefonskega imenika.
Skupni obratovalni stroški za vse dejavnosti, povezane s tiskanjem, so bistveni del vsake revizije tiskanja. Te informacije morajo vključevati fiksne stroške opreme, potrošni material, storitve popravil, zunanje stroške tiskanja, električne energije in potrebe po prostoru. Za večino podjetij so skupni stroški tiskarske dejavnosti precej visoki in so odličen kraj za uvedbo ukrepov za prihranek stroškov. Pri merjenju skupnih obratovalnih stroškov je treba vključiti tudi čas osebja, ki je namenjen vzdrževanju in podpori teh enot.
SmartAsset.