Imetnik evidence je registrirani lastnik delnice ali dolžniškega instrumenta, kot je obveznica. Korporacije morajo spremljati lastnike svojih vrednostnih papirjev za različne administrativne namene. Nekateri vrednostni papirji so vpoklicni, kar pomeni, da lahko družba izdajateljica zahteva njihovo vračilo. Drugi imajo morda omejitve, povezane z njihovo prenosljivostjo. V takih primerih mora biti izdajatelj sposoben komunicirati z imetnikom.
Lastnik vrednostnih papirjev je lahko upravičen do določenih pravic v zvezi z njegovo naložbo. Te pravice lahko vključujejo glasovanje o korporativnih zadevah, razdelitev dividend in obresti ter rutinsko korporativno komuniciranje. Odvisno od posebne vrste zadevnega zavarovanja lahko registracijo lastnikov vodi družba izdajateljica sama ali neodvisno registrsko podjetje. Ponovno je sposobnost iskanja imetnika rekorda ključnega pomena.
Navadne delnice se redno trguje od enega lastnika do drugega, kar lahko povzroči težavo, če bi dividenda zapadla v plačilo v obdobju prenosa. Ko se z delnicami trguje, lahko končni prenos lastništva traja več dni. Vprašanje je torej, ali je kupec ali prodajalec v tem obračunskem obdobju upravičen do dividende ali izkupička od delitve delnic. Pravila Komisije za vrednostne papirje in borzo Združenih držav Amerike rešujejo vprašanje tako, da nalagajo direktorjem podjetij, da navedejo datum evidence, ko razglasijo dividende. Imetniki rekordov na ta datum so upravičeni do dividende.
Za izpolnjevanje pogojev za imetnika evidence je treba zaloge kupiti vsaj dva delovna dneva pred datumom evidentiranja. Ta zadnji dan za zaslužek dividend se imenuje ex-dividend datum. Datum zapisa običajno ni datum nakupa; je le trenutek, ko se lastništvo vzpostavi za namene distribucije.
Imetnik evidence je lahko posameznik ali poslovni subjekt, ime imetnika pa je običajno navedeno na potrdilu o delnicah ali obveznicah. On ali ona je lahko le skrbnik, na primer, ko je dejanski upravičenec mladoletna oseba ali če ima vrednostni papir posrednik v imenu stranke. Vrednostni papirji so lahko tudi popolnoma neregistrirani, v tem primeru ni imetnika evidence, ki bi ga registrar zabeležil ali poimenoval na potrdilu. Takšni neregistrirani vrednostni papirji se imenujejo certifikati na prinosnika in kdor jih ima, lahko z njimi trguje ali prejme kakršno koli koristno razdelitev. Imetniki evidence se lahko imenujejo tudi lastniki evidenc ali delničarji/imetniki evidenc.