Registracija prodajalca je postopek zbiranja ključnih informacij od zunanjih dobaviteljev blaga in storitev ter vnos teh informacij v sistem za upravljanje razmerja. Uporabljeni sistem registracije je običajno elektronski ali internetni, vendar ga je mogoče obdelati v papirni obliki. Registracija se uporablja kot mejna zahteva za ločevanje dobaviteljev, ki so primerni dobavitelji, in tistih, ki niso.
Podjetja, institucije in vlade uporabljajo zunanje prodajalce za dobavo potrebnega blaga in storitev, ki podpirajo delovanje ali proizvodnjo. Prodajalci so sestavni člen v dobavni verigi in zahtevajo upravljanje. Kot zunanja stranka je treba prodajalca preveriti, da ugotovi kvalifikacije in izkušnje, preden se lahko šteje za zanesljivega dobavitelja.
Vsaka potencialna stranka ima svoje operativne standarde, ki vodijo proces kvalifikacije prodajalca. Nekatere stranke lahko ravnajo z zaupnimi informacijami ali komunicirajo z uglednimi strankami. Druge stranke se lahko ukvarjajo z ranljivimi skupinami, ki potrebujejo licenco ali preverjanje preteklosti. Prodajalci morajo izpolnjevati standarde, ki jih je postavila stranka ali panoga naročnika, spoštovanje standardov pa je treba pogosto nadzorovati med odnosom.
Registracija je eden prvih korakov pri upravljanju prodajalcev. Od vsakega prodajalca, ki želi zagotavljati blago ali storitve, zahteva, da zagotovi standarden seznam informacij. Te informacije se preverijo glede popolnosti in skladnosti z zahtevami ter se vnesejo v sistem. Sistem je nato na voljo naročnikovemu osebju za nabavo ali drugim zaposlenim, tako da vedo, kateri prodajalci so na odobrenem seznamu za oddajo ponudb za priložnosti.
Večina večjih institucij in vladnih subjektov, ki uporabljajo veliko število prodajalcev, ima vzpostavljen uradni sistem registracije. Združeni narodi in vlada ZDA imajo na primer portale za registracijo prodajalcev, ki temeljijo na internetu. Vsakdo, ki želi dobavljati blago ali storitve tem subjektom, se mora registrirati prek spletnega sistema. Postopek registracije omogoča tem subjektom, da upravljajo svoj odnos s tretjimi osebami, zlasti v zvezi s komunikacijo in skladnostjo.
Tipičen postopek registracije prodajalca bo zahteval kontaktne podatke dobavitelja. V preprostem sistemu registracije so morda vse, kar potrebujete, kontaktni podatki. Bolj zapleteni sistemi, ki so v proces vključili začetno preverjanje, bodo zahtevali dodaten vložek. Tak sistem bo zahteval tudi dokazila o kvalifikacijah prodajalca, vključno s preteklimi izkušnjami, izobrazbo, licencami in certifikati, ter lahko zahteva dokazilo, ki se priloži ali pošlje kot dodatna dokumentacija. Prodajalec bo morda moral zagotoviti poslovne reference in elektronsko podpisati različna zagotovila.
Kot dodatno prednost bodo nekateri sistemi za registracijo prodajalcev prodajalcem omogočili tudi, da navedejo področja funkcionalnega interesa. Nekateri večji subjekti imajo priložnosti za prodajalce na številnih operativnih področjih. Izbira med registracijo omogoča stranki, da kategorizira prodajalca in olajša segmentirano komunikacijo. Stranka lahko obvesti podskupino prodajalcev, ko se pojavijo ustrezne priložnosti, ki ustrezajo njihovemu specializiranemu področju.