Register sredstev je računovodsko orodje, ki se uporablja za sledenje premoženja posameznika ali organizacije. Obstaja nekaj različnih stilov in različic in register bo nujno videti drugače, odvisno od posebnosti posnetega. Najosnovnejši primeri so le malo več kot hlodi in jih je mogoče zabeležiti na papir ali v zvezek. Bolj izpopolnjeni registri so shranjeni v elektronski obliki, pogosto z uporabo sofisticirane programske opreme za sledenje, ki lahko upošteva stvari, kot so nihanja vrednosti skozi čas in predvidene davčne obveznosti. Najpogostejša vrsta registra je verjetno register osnovnih sredstev (FAR), ki spremlja le osnovna sredstva. Alternativa je “trenutni” register, ki spremlja bolj tekoča sredstva, kot je gotovina v blagajni, ki prihajajo in izstopajo bolj redno.
Razumevanje osnovnih sredstev
Osnovna sredstva so na splošno opredeljena kot sredstva, ki jih ni enostavno pretvoriti v denar. Zemljišča, zgradbe, stroji in vozila so nekateri najpogostejši primeri. Običajno je vključena tudi intelektualna lastnina; to se nanaša na sredstva, ki niso opredmetena, vključno s patenti, avtorskimi pravicami, blagovnimi znamkami in dobrim imenom. Medtem ko bi trenutni register vseboval postavke, kot so zaloge, vnaprej plačana sredstva in gotovina, so v FAR vključena samo sredstva, ki so standardni del dejavnosti amortizacije organizacije.
Glavni namen
Eden najpomembnejših namenov registra sredstev je poenostaviti vodenje evidenc. Dokument postane referenca za poslovne namene in za sledenje sredstev, lahko pa se uporablja tudi za namene amortizacije. Ko organizacije obračunavajo amortizacijo osnovnih sredstev, se register posodobi. Ponuja popoln seznam vseh sredstev na enem mestu, kar računovodjem omogoča enostaven način, da najdejo informacije o sredstvih in njihovih vrednostih.
Registri so še posebej koristni, ko podjetje obračunava amortizacijo. To je standardni del računovodstva, v katerem se del vrednosti vsakega sredstva porablja za določeno obdobje. Amortizacija se praviloma obračunava letno za davčne in zavarovalne namene. FAR vsebuje ime vsakega sredstva in knjigovodsko vrednost sredstva. V računovodstvu je »knjigovodska vrednost« sredstva izvirna vrednost sredstva, zmanjšana za skupni amortizirani znesek.
Sledenje in popis sredstev
Mnoga podjetja uporabljajo registre kot način sledenja premoženju v več oddelkih in oddelkih. Organizacije občasno opravijo inventarizacijo, da preverijo obstoj vseh sredstev in vodijo glavni seznam, kaj je in kje ima. V idealnem primeru bi moral register vsebovati vsa sredstva, ki jih ima podjetje v lasti. V večini primerov zaposleni poveže vsako postavko v registru z dejanskim sredstvom v lasti.
Uporabnost za revizijo
Revizorji te registre uporabljajo tudi kot del standardnih revizijskih postopkov. V organizacijah je ključnega pomena, da je register popolnoma točen. Revizorji preverjajo obstoj sredstev z naključnimi metodami. Ko se to zgodi, revizor izbere sredstvo s seznama in ga fizično pregleda. Ta postopek preverjanja se uporablja za zagotovitev, da so računovodske knjige organizacije natančne.
Osnove ustvarjanja
Pri začetnem ustvarjanju registrov organizacije običajno uporabljajo sistematičen pristop s sredstvi, navedenimi po abecednem vrstnem redu ali morda po lokaciji. Ne glede na izbrano metodo je pogosto potreben sistem označevanja. To je sestavljeno iz označevanja sredstev z lahko berljivimi številkami. Te številke so navedene tudi v registru, da bi bilo lažje določiti fizično lokacijo premoženja. Ko imajo podjetja v lasti veliko število različnih sredstev, je označevanje sredstev ključnega pomena v postopkih preverjanja sredstev.
Večina organizacij uporablja programsko opremo, ki je posebej zasnovana za sledenje sredstev. Programska oprema pomaga organizirati seznam sredstev in je edinstveno ustvarjena, da omogoča računovodjem možnost sledenja vsakemu predmetu in vrednosti vsakega. Druge organizacije sledijo lastnini prek programa za preglednice ali predloge registra sredstev.