Račun za naročilnico je dokument, ki se uporablja v poslovnem prometu. Ime tega dokumenta izhaja iz dejstva, da je vključena številka naročilnice. Ta številka bo nato uporabljena ves čas trajanja transakcije. Med kupcem in prodajalcem je možno v vsakem trenutku imeti številne račune za naročilnice. Tak dokument se lahko uporablja za blago ali storitve.
Da je pogodba zakonita, morata obstajati ponudba in sprejem. Izmenjava denarja in blaga med kupcem in dobaviteljem je pogodba. V taki situaciji lahko račun za naročilnico obravnavamo kot ponudbo, ker kupec izrazi pripravljenost za nakup določene količine določenega blaga po določeni ceni. Dobavitelj sprejme z izpolnitvijo naročila, izdajo računa in prejemom plačila.
Račun naročilnice običajno vsebuje številne informacije. Kupec mora biti jasno identificiran, vključno z njegovimi kontaktnimi podatki. Poleg tega je običajno predviden prostor za naslov za pošiljanje, saj imajo podjetja lahko več kot en kraj poslovanja. Številka naročilnice je zelo pomemben podatek, ki se običajno nahaja na vrhu dokumenta ali blizu njega.
Oseba, ki naredi naročilo, mora biti navedena na računu. Na splošno so vključeni posebni pogoji, ki veljajo za transakcijo. Naročilo mora biti natančno opisano, vključno z imeni artiklov ali storitev, količino, sku-številkami in cenami. Kupec lahko obračuna tudi davek, stroške pošiljanja in manipulacije ter druge stroške.
Račun za naročilnico lahko zaščiti tako kupca kot prodajalca. V imenu kupca obstajajo dokazi, da je zahteval določeno število določenih izdelkov in je pričakoval, da bo plačal določeno ceno. Če prodajalec ponuja druge izdelke ali storitve ali poskuša zvišati ceno, bo kupec imel na voljo dokument, v katerem je zabeležena njegova izvirna ponudba. Prodajalec je zaščiten, ker bi kupec brez takega dokumenta lahko zahteval blago in ga nato zavrnil prevzem ali plačilo.
Obstajajo lahko številni računi za naročila, ker lahko kupec odda nova naročila, preden so prejšnja naročila izpolnjena. Recimo, da Charlie’s Maintenance dobi pogodbo za zamenjavo strehe. Charlie lahko uporabi račun za naročilnico, da zahteva zaloge za delo. Kasneje istega dne bi lahko Charlie’s Maintenance dobil še eno pogodbo za popravilo doka. Zaloge, potrebne za to delo, bodo verjetno dane na drug račun za naročilnico.
To poudarja pomen številke naročilnice. Kadarkoli obe strani komunicirata, se ta številka običajno uporablja za odpravo zmede. To vključuje poizvedbe o statusu naročila, pošiljanje obvestil o zamudah in izdaje računov.
SmartAsset.