Analiza proračuna običajno vključuje oceno dveh dejavnikov. Eden je znesek, ki ga je treba plačati. Drugi je dohodek, ki se prejme in uporablja za plačila. Proračunski primanjkljaj nastane, ko je treba izplačati več denarja, kot je na voljo ali prejetih.
Proračunski primanjkljaji, ki so pogosti pri vladah, se lahko pojavijo tudi pri osebnih in poslovnih proračunih. Ko je proračunski primanjkljaj, ni dovolj sredstev. Če se to stanje podaljša, je rezultat na splošno dolg.
Razumevanje, kako lahko nastane proračunski primanjkljaj, je stvar osnovnega računovodstva. Človek mora preprosto sešteti vse vire dohodka. V osebnem proračunu lahko to vključuje plačo, preživnino in preživnino za otroka. Sešteti je treba vse stroške, kot so hipoteka, hrana in komunalne storitve. Če je skupni znesek izdatkov za dano obdobje, na primer mesec, večji od dohodka, bo ta oseba doživela proračunski primanjkljaj.
Morda se zdi, da proračunski primanjkljaj ustvarja nemogoče razmere, ker so zahteve, vendar ni sredstev za njihovo izpolnitev. Obstaja več razlogov, da proračunski primanjkljaj ne vodi vedno v absolutno katastrofo. Eden od razlogov je, da proračun na splošno pokriva določeno časovno obdobje. Čeprav sredstva v tem času morda ne bodo na voljo, bodo morda na voljo pozneje.
Podjetje ima lahko na primer proračunski primanjkljaj za prvo četrtletje. To pomeni, da za mesece od januarja do marca podjetje nima zadostnih prihodkov, da bi v celoti plačalo vse, kar je potrebno. To podjetje pa bo morda lahko delno izplačalo do maja, ko bo zbranih dovolj sredstev.
Drug razlog, da proračunski primanjkljaj morda ne povzroči katastrofe, je, da je proračun na splošno načrtovan vnaprej. To pomeni, da se na podlagi znanih dejavnikov pogosto napoveduje nezadostna sredstva. Podjetje, na primer, morda ve, da potrebuje 45,000 ameriških dolarjev (USD) za kritje svojih stroškov, vendar lahko napoveduje le 30,000 dolarjev. Možno pa je, da bi zaslužek presegel napovedano.
Ko proračunski primanjkljaji dejansko nastanejo, se pogosto obravnavajo s krediti. Vrste kreditov, ki so na voljo, so odvisne od zadevnih subjektov. Na primer, vlade lahko prodajajo obveznice ali se izposojajo od drugih držav.
Podjetja lahko pridobijo bančna posojila. Posamezniki se pogosto zanašajo na kreditne kartice in osebna posojila. Kredit pa pogosto poveča dolg, ki ga povzročajo primanjkljaji: ne samo, da je treba odplačati izposojeni znesek, ampak se v večini primerov prištejejo obresti.