Proračun kapitalskih izdatkov je proces oblikovanja finančnega načrta za nakup dolgoročnih poslovnih sredstev. Podjetja oblikujejo ločene proračune za pridobitev obratnih sredstev in dolgoročnih sredstev. Nakup kratkoročnih sredstev vpliva le na eno poslovno leto, nakupi dolgoročnih sredstev pa na več let. Če obe vrsti ločeno, podjetjem olajša analizo davčnih posledic in poročanje samo o tistih postavkah, ki vplivajo na trenutno finančno stanje.
Proračun je pomemben del poslovnega upravljanja. Proračun je načrt za prihodnost, ki podrobno opisuje pričakovane prihodke in odhodke. Operativno so proračuni vezani na najpomembnejši poslovni cikel: proračunsko leto. Vsako fiskalno leto mora podjetje poročati o svojem poslovanju, da plača davke in da zahtevana razkritja regulatorjem in vlagateljem. Čeprav lahko podjetje ustvari proračun, ki odraža poljubno časovno obdobje, je proračun proračunskega leta njegovo osnovno orodje za poslovanje.
Proračun proračunskega leta zadeva samo tista sredstva in obveznosti, ki vplivajo na tekoče leto. Vključitev postavk, ki vplivajo na več kot eno leto, otežuje oceno finančnega uspeha ali neuspeha tekočega poslovanja. Da bi ohranili ustreznost proračuna za proračunsko leto, se dolgoročna sredstva in obveznosti vodijo v ločenih posebnih proračunih. Eden najpomembnejših specializiranih proračunov je kapitalski proračun.
Kapitalski odhodki so nakupi ali naložbe v dolgoročna sredstva, kot so objekti, oprema ter raziskave in razvoj. Financiranje teh postavk poteka več kot eno leto. Proračun za kapitalske izdatke je postopek vzdrževanja ločenega proračuna za ta sredstva in pogosto ločen postopek odobritve.
Običajno postopek načrtovanja proračuna za kapitalske izdatke vključuje pripravo glavnega proračuna, ki ga odobri uprava ali odbor. Ta proračun lahko obsega deset ali več let, odvisno od zadevnih sredstev; odraža dolgoročna sredstva, ki jih ima družba v lasti, je v postopku financiranja in pričakuje, da jih bo kupila v prihodnosti. Proračun za kapitalske izdatke pogosto vključuje velike količine denarja in odločitev, ki bodo pomembno vplivale na prihodnje poslovanje.
Dolžina vključenega časa in velikost naložbe v dolgoročna sredstva pogosto pomenita, da ima proračun za kapitalske izdatke dve fazi odobritve. Glavni proračun je na neki točki odobren kot splošni načrt igre. Ker se čas bliža točki, ko bodo dejanska sredstva dodeljena za predvideni nakup, je treba individualno dodelitev sredstev pogosto ponovno odobriti. Včasih lahko to povzroči preklic pričakovanih kapitalskih izdatkov. Vlade se pogosto znajdejo v položaju, da so odobrile kapitalski odhodek v preteklem letu in da se odločitev spremeni v poznejšem letu, ko druga uprava izglasuje dejansko dodelitev.