Programska oprema za varnostno kopiranje je programska oprema, ki je zasnovana za avtomatizacijo postopka varnostnega kopiranja, kar olajša in zagotavlja, da ljudje redno varnostno kopirajo svoje datoteke. Več podjetij proizvaja brezplačno programsko opremo za varnostno kopiranje z osnovno funkcionalnostjo, prav tako pa je mogoče kupiti pakete za varnostno kopiranje, ki imajo vrsto nastavitev in možnosti, ki jih je mogoče uporabiti za prilagajanje postopka varnostnega kopiranja. Za ljudi, ki se težko spomnijo varnostnega kopiranja, ali ljudi, ki se ukvarjajo s pomembnim gradivom, je programska oprema za varnostno kopiranje lahko izjemno uporabna.
Običajno ima programska oprema za varnostno kopiranje samodejni in ročni način. Ko se programska oprema prvič odpre, se od uporabnika zahteva, da izbere med nizom nastavitev, ki segajo od tega, kje bodo datoteke varnostno kopirane, do tega, kako pogosto naj se varnostno kopirajo. Pri izpopolnjeni programski opremi se lahko uporabniki odločijo za varnostno kopiranje na strežnik na oddaljeni lokaciji, na zunanji trdi disk ali medij za shranjevanje, kot so CD-ji. Nekatera programska oprema za varnostno kopiranje je posebej zasnovana za spletno varnostno kopiranje, premikanje datotek na varen strežnik zunaj mesta in omogoča uporabnikom, da svoje datoteke pridobijo s spletnega mesta. Poleg tega, da je uporabno v primeru izgube podatkov, je to lahko priročno tudi za ljudi z več pisarnami, saj lahko programsko opremo nastavite tako, da se sinhronizira vsak dan, da je trenutna delovna različica datotek na voljo kjer koli.
V samodejnem načinu programska oprema za varnostno kopiranje začne varnostno kopiranje v časovnem intervalu, ki ga določi uporabnik. Programska oprema samodejno sproži varnostno kopiranje in uporabnika po potrebi pozove, za zaustavitev varnostnega kopiranja pa je potrebna ročna preglasitev. Samodejno programsko opremo je mogoče programirati tudi tako, da uporabnika pozove k občasni izdelavi varnostnih kopij, namesto da bi začela varnostno kopiranje sama. V ročnem načinu uporabnik aktivira programsko opremo, ko želi varnostno kopirati gradivo.
Poleg popolnega varnostnega kopiranja datotek lahko programska oprema za varnostno kopiranje shrani tudi določene nastavitve, vključno s podatki v spletnih brskalnikih. Programska oprema lahko ustvari tudi obnovitveni disk, ki ga lahko uporabite za obnovitev operacijskega sistema v primeru, da je računalnik ogrožen. Uporabniki lahko običajno izbirajo tudi med popolno varnostno kopijo vsake datoteke in varnostno kopijo samo izbranih datotek ali datotek, ki so bile spremenjene v določenem časovnem obdobju.
Uporabnikom računalnikov močno priporočamo redno varnostno kopiranje, saj je izguba podatkov lahko zelo frustrirajuća. Ljudje bi morali tudi redno preverjati svoje varnostno kopirano in arhivirano gradivo, da se prepričajo, ali je še vedno dostopno. Izdelava dvojnih kopij varnostne kopije je lahko dobra ideja, da potrdite, da bodo podatki dostopni, ko bodo potrebni.