Programska oprema za upravljanje znanja je orodje ali nabor orodij, ki se uporablja za elektronsko zbiranje, organiziranje, skupno rabo in pregledovanje poslovnih informacij med različnimi uporabniki. Koncept upravljanja znanja (KM) se je razvil v devetdesetih letih prejšnjega stoletja, ko so se podjetja spopadala z učinkovitimi načini upravljanja in pridobivanja poslovnih informacij. Za lažje zbiranje in distribucijo znanja so bili razviti sistemi za upravljanje vsebin podjetja, skupaj s posebno programsko opremo za upravljanje znanja. Trenutno obstaja na stotine različnih programskih orodij KM, od katerih je vsako zasnovano za določeno vrsto poslovanja.
Različne skupine, kot so storitve za stranke, informacijska tehnologija (IT), maloprodaja, znanost, inženiring, vlada in izobraževanje, bodo morda potrebovale specializirano programsko opremo za upravljanje znanja. Nekatera programska oprema KM na primer upravlja informacije o strankah ali strankah, da izboljša prodajo in podporo strankam. Druga vrsta lahko zbira informacije o veščinah, talentih, izobrazbi in poslovnem usposabljanju zaposlenih, da izkoristi strokovno znanje, ki je v preteklosti morda ostalo neopaženo. Nekatera orodja upravljajo potek dela, zagotavljajo usposabljanje ali standardizirajo procese z navodili ali priročniki po korakih.
Upravljanje znanja se začne s postopkom zbiranja razpoložljivih informacij. Papirni dokumenti, e-pošta, datoteke .pdf ali za obdelavo besedil, risbe ali grafike, spletna vsebina, ročno napisani dokumenti, mikrofilm ali mikrofiš in digitalne datoteke so vsi možni vhodi. Znanje strokovnjaka za področje je mogoče tudi zapisati in dodati v bazo znanja. Posebna orodja lahko pretvorijo različne vnose informacij v standardno obliko in izboljšajo kakovost nastale dokumentacije. Nastali niz znanja je običajno shranjen v zmogljivi bazi podatkov.
Ko so informacije zbrane, se za upravljanje informacij uporabljajo druga programska orodja za upravljanje znanja. Dokumente in datoteke je mogoče povezati, indeksirati in kategorizirati, tako da jih je mogoče enostavno skenirati in dostopati z orodji za iskanje. Nekatere informacije bodo morda potrebovale nadzor različic, tako da bodo uporabniki zagotovo uporabljali samo najnovejše informacije, medtem ko so prejšnje različice arhivirane. Orodja KM omogočajo več uporabnikom, da sodelujejo pri ustvarjanju informacij in vodenju postopka pregleda in odobritve. Druge funkcije lahko vključujejo nadzor dostopa, zmogljivosti arhiviranja in iskanja ter pretvorbo v različne vrste izhodov.
Uporaba programske opreme za upravljanje znanja prinaša številne poslovne koristi. Zmanjšuje potrebo podjetij po ravnanju in shranjevanju velikih količin papirja ali zapisov v različnih formatih z različnimi zahtevami za shranjevanje. Informacije je mogoče pridobiti hitreje, iz več različnih virov ter jih je mogoče lažje deliti in nadzorovati. Orodja KM omogočajo uporabnikom zbiranje informacij o informacijah, kot so meritve, produktivnost, ponavljajoče se ali pogoste težave in razčlenitve delovnega toka. Zaradi teh razlogov programska oprema za upravljanje znanja še naprej raste v priljubljenosti, kompleksnosti in praktični uporabi.