Programska oprema za upravljanje najema je posebna računalniška aplikacija, ki lahko upravlja več nepremičnin za najem ali zakup za posameznega lastnika, nepremičninsko podjetje ali skupino za upravljanje nepremičnin. Najpogostejše oblike programske opreme za upravljanje najema lastnikom ali upraviteljem nepremičnin omogočajo upravljanje najemnih pogodb, prodajnih in najemnih pogodb za rezidente. Številni sistemi programske opreme za najem omogočajo upravljanje zahtevkov za storitve, zatiranje škodljivcev, nego trate, odstranjevanje snega ali odvoz smeti. Ti programi lahko spremljajo tudi vse stroške lastnine, kot so davki in vzdrževanje nepremičnin.
Večina podjetij za poslovne nepremičnine uporablja neko obliko programske opreme za upravljanje najema za obvladovanje vseh odgovornosti lastništva in skrbi za velike nepremičnine, kot so stanovanjske stavbe, objekti za pomoč pri bivanju, vojaške zgradbe in stanovanjski kompleksi podjetij. Pogosto lahko nepremičnino enostavno upravlja le nekaj administrativnih uslužbencev, ki na daljavo iz pisarne podjetja spremljajo nove najemne pogodbe, obnovitve, plačila najemnin in depozitov, davke in stroške vzdrževanja.
Uporaba programske opreme za upravljanje najema ni omejena le na velike poslovne nepremičnine, kot so stanovanjske stavbe. V mnogih primerih nepremičninske agencije uporabljajo spremenjeno različico programske opreme za upravljanje najema za upravljanje več domov in zgradb, ki so na voljo za prodajo ali najem. Ta programska oprema omogoča nepremičninskim podjetjem, da določene nepremičnine dodelijo regionalnim agentom, vzdržujejo nepremičnine za razstave, načrtujejo dneve odprtih vrat in obravnavajo vse obrazce za nepremičnine in finančno dokumentacijo prodajo in upravljanje nepremičnin.
Velikokrat, ko so posamezniki v postopku najema svojih zasebnih nepremičnin, lahko uporabljajo programsko opremo za upravljanje najema za upravljanje najemnih pogodb, varščin, popravil doma in davčnih računov na enem mestu. Lastnikom zasebnih nepremičnin so na voljo brezplačne in poceni možnosti za programsko opremo za upravljanje najema. Programska oprema za zakup omogoča lastnikom domov, da veliko bolj učinkovito in poceni obvladujejo številne obveznosti lastništva doma, kar ne zahteva priročnost domačega računalnika.
Prebivalci poslovnih in zasebnih nepremičnin lahko izkoristijo tudi številne funkcije, ki jih ponuja programska oprema za upravljanje najema. Programska oprema za najem lahko varno shranjuje digitalne kopije najemnih pogodb, posodablja najemnike o pomembnih spremembah, opozori najemnike, ko zapade najemnina, omogoča zahteve za spletne storitve in celo upravlja plačila najemnine in komunalnih storitev. Programska oprema za najem omogoča enostaven dostop do teh informacij, kadar koli jih potrebujete, in je enostaven način za stik z lastniki nepremičnin po rednem delovnem času.