Programska oprema za slikanje dokumentov je aplikacija, ki se uporablja pri upravljanju dokumentov za pretvorbo papirnih dokumentov v digitalno obliko. Optični bralniki se uporabljajo za vnos informacij o dokumentu, nato pa programska oprema za slikanje dokumentov običajno poimenuje in shrani dokumente, uporablja optično prepoznavanje znakov (OCR), da jih omogoči iskanje in urejanje, ter jih arhivira. Programsko opremo za slikanje dokumentov je mogoče integrirati z večfunkcijskimi perifernimi napravami (MFP), tako da lahko programska oprema obravnava dokumente, ko so skenirani.
Programska oprema za slikanje dokumentov pogosto vključuje vgrajene funkcije za poenostavitev in nadzor urejanja shranjenih dokumentov. Nekatere aplikacije vključujejo možnost pregleda dokumenta, da zagotovijo, da lahko samo en uporabnik hkrati ureja dokument. Programska oprema lahko olajša tudi postopke odobritve, tako da se spremembe ne uporabljajo za dokumente, dokler jih ne odobrijo določeni skrbniki.
Programska oprema je običajno opremljena z lastnim grafičnim uporabniškim vmesnikom za shranjevanje in iskanje datotek. Vmesniki lahko vključujejo zmožnosti povleci in spusti in včasih vključujejo iskalnike, podobne tistim, ki se uporabljajo za iskanje po internetu, tako da lahko uporabniki hitro in enostavno poiščejo datoteke. Dokumente, shranjene v programski opremi, je mogoče natisniti, poslati po elektronski pošti in digitalno faksirati. Nekatera programska oprema uporabnikom omogoča označevanje dokumentov z vgrajenimi funkcijami komentiranja.
Programska oprema za slikanje dokumentov pogosto vključuje zmožnost integracije dokumentov z drugimi programi. Dokumente je mogoče shraniti v formatih prenosnih dokumentov (PDF) in formatih, združljivih z Microsoft® Office, slike pa lahko izvozite v formatih, kot sta jpeg in tiff. Podatke je mogoče tudi kopirati in prilepiti v dokumente in preglednice za obdelavo besedil.
Številna podjetja za svoje varnostne funkcije uporabljajo programsko opremo za slikanje dokumentov. Uporabnikom se lahko dovoli ali zavrne dostop do določenih datotek na podlagi ravni privilegijev uporabnika, datoteke pa se lahko zaklenejo za urejanje ali pa je za popravke lahko potrebna odobritev, preden se uporabijo za dokumente. Poleg zagotavljanja varnosti z nadzorom dostopa do in spreminjanja dokumentov programska oprema za slikanje dokumentov zagotavlja poslovno varnost, saj je digitalne datoteke za razliko od papirnih dokumentov mogoče enostavno in redno varnostno kopirati. To podjetjem omogoča zaščito dokumentov v primeru katastrofalnih dogodkov, kot sta požar ali poplava.
Programska oprema za digitalno slikanje ima tudi številne druge prednosti. Poleg zagotavljanja večje varnosti digitalne datoteke prihranijo prostor za shranjevanje. Računalniške datoteke so lažje dostopne in jih je lažje deliti kot papirne dokumente, zlasti za velike, razpršene delovne skupine. Programska oprema, ki vključuje zmožnosti samodejnega arhiviranja, lahko prihrani tudi administrativne stroške. Ker se večina dokumentov na koncu uporablja elektronsko, njihovo arhiviranje in shranjevanje v elektronski obliki zagotavlja kontinuiteto, združuje potek dela in prihrani čas.