Programska oprema za potek dela omogoča računalniku, da doseže svoj največji potencial – da opravi delo za uporabnika, tako da lahko nadaljuje z drugimi pomembnimi nalogami. Ta programska oprema ima številne funkcije, nekatere najbolj znane pa opravljajo nekatere najpogostejše računalniške naloge.
Ena od prednosti programske opreme za potek dela je, da lahko uporabniku prihrani čas z avtomatizacijo rutin in podprogramov, za katere bi sicer porabil čas, na primer vnos podatkov in filtriranje e-pošte. Programsko opremo je mogoče konfigurirati za obdelavo vnosa podatkov na način, da deluje v ozadju, kar omogoča uporabniku, da se osredotoči na druga pomembnejša opravila. Enako velja za filtriranje e-pošte, postopek razporejanja e-poštnih sporočil v različne mape v skladu z navodili, ki jih je vnaprej namestil ali namestil uporabnik.
Trgovci na drobno, ki so specializirani za spletna in/ali telefonska naročila strank, pogosto najdejo marsikaj všeč v programski opremi za potek dela. Ta vrsta aplikacije lahko avtomatizira tako običajno dolgotrajna opravila, kot so obdelava naročil, vračila in sledenje blaga. Lahko se konfigurira za obvladovanje takšnih nalog in zagotavlja, da bodo vsi podatki prišli na prava mesta. To je stranska prednost uporabe programske opreme: zmožnost izogibanja človeškim napakam, ki se neizogibno pojavijo pri poslovnih opravilih.
Z naraščajočo priljubljenostjo elektronske komunikacije vse več zaposlenih pošilja in prejema e-pošto, fakse in digitalne slike. Za ustvarjanje takšnih digitalnih datotek se pogosto uporabljajo skenerji. Programska oprema za potek dela lahko pomaga tudi pri tem z avtomatizacijo postopka skeniranja in pošiljanja. Uporabnik lahko konfigurira svojo programsko opremo za to tako, da na primer določi mapo za skeniranje in naroči programu, naj skenira vse, kar je v mapi, in rezultat priloži e-poštnemu sporočilu. V nekaterih primerih lahko uporabnik celo oštevilči datoteke in določi ustrezne e-poštne naslove, tako da mu ni treba porabiti časa za naslavljanje vsakega posameznega e-poštnega sporočila.
Druga uporabna naloga, ki jo opravlja ta vrsta programske opreme, je pretvorba datotek. Ena izmed najbolj priljubljenih vrst pretvorbe datotek v teh dneh je ustvarjanje datotek PDF iz skoraj katere koli druge vrste datotek. Adobe®, ustvarjalec pdf-ja, izdeluje programsko opremo, ki omogoča prav tovrstno avtomatizacijo; druge aplikacije drugih razvijalcev ponujajo enako vrsto funkcionalnosti.